Hiện nay, chu trình PDCA được biết đến là công cụ quản lý hiệu quả cho nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp đang sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Vậy PDCA là gì? Lợi ích cũng như quy trình vận hành ra sao? Cùng Học Viện Tư Vấn PMS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Chu trình PDCA là gì?
Theo wikipedia, chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu tại Nhật Bản vào những năm 1950. Ban đầu, ông đặt tên là chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart, người tiên phong trong việc sử dụng thống kê kiểm tra chất lượng ở Mỹ vào cuối thập kỷ 30. Tuy nhiên, người Nhật thường gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.
- Plan: Lập kế hoạch.
- Do: Tiến hành triển khai dựa trên kế hoạch.
- Check: Kiểm tra và đánh giá kết quả dựa trên công việc triển khai thực tế.
- Act: Thực hiện thay đổi và cải tiến không ngừng.
4 bước trong vòng tròn PDCA được tổ chức thành một chu trình tuần hoàn đóng khép kín. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể thực hiện việc lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra và sau đó điều chỉnh và cải tiến kế hoạch để bắt đầu một vòng lặp mới trong quá trình vận hành công cụ này.
Tuy nhiên, nói về mức độ quan trọng trong 4 bước thì bước lập kế hoạch (Plan) được xem là vô cùng quan trọng, bởi đây là bước tạo nền móng cho cả chu trình PDCA. Trong giai đoạn lập kế hoạch, doanh nghiệp cần lên mục tiêu và chỉ tiêu đo lường hiệu quả cụ thể của quá trình cải tiến, nhằm mang đến sự đánh giá chính xác. Nếu bước này không được thực hiện đúng, quy trình cải tiến liên tục có thể không đạt được hiệu quả như mong đợi.
2. Ví dụ về chu trình PDCA trong doanh nghiệp
Để hiểu rõ hơn về chu trình PDCA, mời quý doanh nghiệp tham khảo ví dụ dưới đây:
| Plan | Tổ chức chương trình khuyến mãi nhằm tri ân khách hàng thân thiết của doanh nghiệp. |
| Do | Tiến hành triển khai chương trình theo kế hoạch đã lập ra. |
| Check | Kiểm tra và đánh giá:
|
| Act | Cải thiện những thiếu sót trong chương trình lần này và rút kinh nghiệm cho những chương trình về sau. |
3. Lợi ích của PDCA cho doanh nghiệp
PDCA được xem là công cụ hỗ trợ việc quản lý hữu hiệu cho doanh nghiệp bởi những lợi ích mà nó mang lại cụ thể như:
- Giúp theo dõi, kiểm soát các hoạt động sản xuất, kinh doanh được hiệu quả hơn.
- Là cơ sở cho việc tối ưu hóa các quy trình nhằm đạt được những mục tiêu đã được đề ra.
- Giúp doanh nghiệp thay đổi cách quản trị hiệu quả hơn.
- Giúp tăng cường hiệu suất làm việc của người lao động trong doanh nghiệp.
- Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường hiện nay.
- Có thể kết hợp nhiều hệ thống quản lý khác nhau như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000,…
- Duy trì sự hiệu quả cho việc theo dõi và giám sát các quá trình hoạt động của dự án.
Video chia sẻ của PMS về vòng tròn cải tiến PDCA trong doanh nghiệp thành công
4. Quy trình vận hành của mô hình PDCA
Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)
Trước khi thiết lập kế hoạch cho các hoạt động diễn ra, doanh nghiệp cần phải xác định các yếu tố sau đây:
- Xác định mục tiêu.
- Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
- Xác định những hành động, quy trình triển khai nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
- Xác định nguồn nhân lực khi thực triển khai các hoạt động.
Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)
Đầu tiên, doanh nghiệp cần trình bày về kế hoạch cho các bộ phận liên quan, các cá nhân thực hiện về nội dung của bản kế hoạch. Tiếp đến, dựa vào các nội dung cụ thể trong kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu tiến hành triển khai các hạng mục công việc vào thực tế. Đồng thời ghi lại các thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình triển khai, đây là cơ sở cho việc đánh giá các kế hoạch tiếp theo trong lần tiếp theo.
Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)
Sau khi triển khai kế hoạch, doanh nghiệp cần có một cuộc đánh giá để kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc ở hiện tại so với kế hoạch được đặt ra ban đầu.
Ngoài ra, việc đánh giá cũng là nhằm mục đích phát hiện ra các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tìm ra được nguyên nhân gây ra vấn đề và mức độ ảnh hưởng đến quá trình hoạt động để có các biện pháp khắc phục thích hợp.
Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)
Dựa vào các khó khăn, vấn đề được xác định ở bước trên, doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp phòng ngừa để đảm bảo quá trình được diễn ra tốt nhất, có sự hiệu quả. Bên cạnh đó, cập nhật lại các thông tin này vào kho dữ liệu để có cơ sở áp dụng vào các hoạt động khác trong tương lai.
5. Chu trình PDCA trong hệ thống quản trị chất lượng
5.1 Plan – Lên kế hoạch
Khi áp dụng chu trình PDCA vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS), doanh nghiệp cần phải đảm bảo việc lên kế hoạch được triển khai đều đặn 1 năm/lần. Điều này đảm bảo kế hoạch luôn được cập nhật với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.
Trong chứng nhận ISO 9001, việc lập kế hoạch QMS được thực hiện trên cơ sở tuân thủ 4 điều khoản dưới đây:
Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức
- Xác định bối cảnh thực tế bên trong và bên ngoài doanh nghiệp đang diễn ra như thế nào? 4.1)
- Hiểu rõ nhu cầu cùng mong đợi từ các bên quan tâm (4.2)
- Xác định phạm vi hệ thống quản lý chất lượng (4.3) cùng các quá trình QMS cần thiết (4.4)
Điều khoản 5: Sự lãnh đạo
- Cam kết của lãnh đạo về việc áp dụng vận hành hệ thống quản lý chất lượng (QMS) theo ISO 9001 (5.1)
- Xây dựng, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng (5.2)
- Xác định, phân bổ vai trò, quyền hạn và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận liên quan tới QMS (5.3)
Điều khoản 6: Hoạch định
- Thiết lập các hành động giải quyết rủi ro, cơ hội (6.1)
- Thiết lập các mục tiêu chất lượng và hoạch định hành động để đạt mục tiêu đó (6.2)
- Hoạch định sự thay đổi (6.3)
Điều khoản 7: Hỗ trợ
- Xác định nguồn lực cần thiết cho QMS (7.1)
- Trao đổi thông tin lẫn nhau (7.2)
- Thành lập thông tin dưới dạng văn bản (7.3)
5.2 Do – Tiến hành triển khai kế hoạch
Bước này được hiểu rằng là doanh nghiệp đưa ra các kế hoạch được triển khai vào thực tế bằng việc áp dụng quy trình đã được thiết lập ở trước đó. Quá trình triển khai kế hoạch liên quan đến điều khoản 7 và 8 được nhắc tới trong tiêu chuẩn ISO 9001 với nội dung như sau:
Điều khoản 7.2: Năng lực
Điều khoản 8: Thực hiện
- Hoạch định, thực hiện và kiểm soát (8.1)
- Yêu cầu về dịch vụ/sản phẩm (8.2)
- Thiết kế và phát triển dịch vụ/sản phẩm (8.3)
- Kiểm soát các quá trình dịch vụ/sản phẩm từ bên ngoài cung cấp (8.4)
- Sản xuất và cung cấp dịch vụ/sản phẩm (8.5)
- Thông qua dịch vụ/sản phẩm (8.6)
5.3 Check – Kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện
Khi có những dữ liệu được thu thập trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần phải thường xuyên đưa ra các đánh giá, kiểm tra quá trình hoạt động một cách bao quát nhất. Hoạt động này được tiêu chuẩn ISO 9001 nói trong điều khoản 9 với nội dung sau đây:
- Tiến hành theo dõi, phân tích, đo lường và đánh giá sự hài lòng của khách hàng sau khi thu thập được thông tin (9.1)
- Đánh giá nội bộ (9.2)
- Xem xét từ lãnh đạo (9.3)
5.4 Act – Hành động để cải tiến
Đối với các vấn đề chưa tốt, doanh nghiệp cần tạo ra các biện pháp giải quyết có hiệu quả, nhằm khắc phục và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng. Trong tiêu chuẩn ISO 9001 về hành động cải tiến được nhắc đến với nội dung sau:
- Sự không phù hợp và hành động khắc phục (10.1)
- Cải tiến liên tục (10.2)
Trên đây là toàn bộ thông tin về chu trình PDCA mà PMS đã tổng hợp lại để chia sẻ cho quý doanh nghiệp. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào hay cần tư vấn về hệ thống quản lý chất lượng, hãy liện với chúng tôi qua Hotline 0965.845.468 để được tư vấn hỗ trợ trong thời gian sớm nhất. Cảm ơn đã theo dõi bài viết
Các bài viết có liên quan:
- Kaizen là gì? 9 lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp
- Tìm hiểu các nguyên tắc Kaizen
- Ứng dụng Kaizen tại Toyota – Sự thành công trong sự cải tiến
- Phương pháp DMAIC là gì? Các bước thực hiện quy trình DMAIC
Bài viết liên quan: