Hệ thống quản lý chất lượng thường đi chung với các tiêu chuẩn ISO. Vậy QMS là gì? Lợi ích cũng như các yếu tố cần thiết của hệ thống này ra sao là câu hỏi của rất nhiều người quan tâm. Cùng tìm hiểu cùng PMS ngay tại bài viết dưới đây nhé.
1. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality management system) là hệ thống gồm các quy trình. thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng.
Hệ thống quản lý chất lượng giúp định hướng và kiểm soát chất lượng của một tổ chức, doanh nghiệp nhằm cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động liên tục.
Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả chỉ tiêu chuẩn ISO 9001 hoặc một tập hợp tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thực tế là thuật ngữ này chỉ nói đến toàn bộ hệ thống. Những tài liệu này chỉ đóng vai trò trong việc mô tả hệ thống.
Hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:
- Cải tiến quy trình hoạt động.
- Giảm lãng phí.
- Giảm chi phí.
- Tạo điều kiện và xác định những cơ hội để đào tạo.
- Thu hút nhân viên.
- Thiết lập định hướng phát triển cho doanh nghiệp.
2. Sự gia tăng của hệ thống quản lý chất lượng
Đáp lại cuộc cách mạng chất lượng tại Nhật Bản, người Mỹ đưa ra khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM – Total Quality Management). Đây là một phương pháp quản lý không chỉ tập trung vào số liệu thống kê mà còn chú trọng đến cách tiếp cận nắm giữ toàn bộ tổ chức.
Vào cuối thế kỷ 20, các doanh nghiệp độc lập đã bắt đầu xác định các tiêu chuẩn sản xuất để triển khai QMS. Trong giai đoạn này, thuật ngữ “quản lý chất lượng tổng thể” bắt đầu rơi vào quên lãng. Do có nhiều hệ thống tốt khác có thể áp dụng, thuật ngữ “Hệ thống quản lý chất lượng” hoặc “QMS” trở nên phổ biến hơn.
Vào đầu thế kỷ 21, QMS bắt đầu kết hợp với ý tưởng về bền vững và minh bạch, bởi những giá trị này ngày càng quan trọng đối với sự hài lòng của khách hàng. Tiêu chuẩn kiểm toán ISO 19011 giải quyết cả về vấn đề chất lượng, tính bền vững và sự tích hợp trong các doanh nghiệp.
Tham khảo ngay:
- Nhân viên QA là gì? Top 6 kỹ năng cần có của nhân viên QA
- Nhân viên ISO là làm gì? Nhiệm vụ và mức lương của nhân viên ISO
3. Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng
Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là 2 lợi ích chính của việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, cụ thể:
- Lợi ích 1: Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, xây dựng niềm tin của họ với doanh nghiệp. Nhờ vậy, giúp doanh nghiệp gia tăng về số lượng khách hàng, doanh số bán hàng và nhiều khách hàng quay lại (khác với khách hàng trung thành).
- Lợi ích 2: Đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ hiệu quả về chi phí và tài nguyên, tạo cơ hội cho mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.
Bên cạnh 2 lợi ích trên, còn có những lợi ích khác như giúp truyền tải sự sẵn sàng tạo ra kết quả nhất quán, phòng ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo quy trình được định rõ, kiểm soát và liên tục cải tiến theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Hiểu được những lợi ích mà nó mang lại, Học Viện PMS cho triển khai chương trình Tư vấn hệ thống quản trị chất lượng toàn diện giúp doanh nghiệp áp dụng mô hình TQM một cách hiệu quả, từ đó cải thiện quy trình, chất lượng và sự cạnh tranh, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và sự hài lòng của khách hàng.
4. Các yếu tố và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
Mọi hệ thống quản lý chất lượng đều được tạo ra để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng doanh nghiệp, dưới đây là các yếu tố chung mà hệ thống QMS, bao gồm:
- Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp.
- Quy trình nội bộ.
- Sổ tay chất lượng.
- Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ.
- Hành động khắc phục và phòng ngừa.
- Phân tích chất lượng.
- Sự hài lòng của khách hàng.
- Cơ hội cải tiến.
- Bảo trì.
- Quản lý sự thay đổi.
- Quản lý dữ liệu.
- Các biểu đồ chất lượng.
- Các nguồn lực (tài nguyên và nguồn nhân lực).
- Chất lượng sản phẩm.
Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng đến mục tiêu chung là thỏa mãn yêu cầu từ khách hàng và doanh nghiệp. Đảm bảo rằng mỗi yếu tố trong QMS được thực hiện đúng và phù hợp với chức năng của hệ thống.
Đọc thêm:
5. Thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng
Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp việc vận hành của doanh nghiệp được hiệu quả. Trước khi triển khai hệ thống QMS, doanh nghiệp cần xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng luôn được ưu tiên.
Khi xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức của bạn, có nhiều yếu tố cần xem xét. Quan trọng là đảm bảo rằng đây là một quyết định chiến lược, chịu ảnh hưởng từ các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm/dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này thường dựa trên chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) giúp cải tiến liên tục cả về sản phẩm/dịch vụ và hệ thống QMS. Các bước cơ bản để triển khai như sau:
- Thiết kế và xây dựng
- Triển khai
- Kiểm soát và đo lường
- Nghiệm thu và cải tiến
5.1 Thiết kế và xây dựng
Ở giai đoạn thiết kế và xây dựng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cấu trúc hệ thống quản lý chất lượng QMS, quy trình và kế hoạch thực hiện. Việc này yêu cầu sự giám sát từ cấp quản lý cấp cao để đảm bảo rằng mục tiêu của doanh nghiệp và nhu cầu của khách hàng là động lực chính đằng sau quá trình phát triển hệ thống.
5.2 Triển khai
Việc triển khai có hiệu quả nhất thông qua việc tiếp cận chi tiết, bằng cách phân chia quy trình thành các phần nhỏ và đào tạo cho nhân viên về tài liệu, kiến thức, công cụ và dữ liệu. Mạng nội bộ trong doanh nghiệp ngày càng được sử dụng nhiều để hỗ trợ việc triển khai QMS.
5.3 Kiểm soát và đo lường
Kiểm soát và đo lường đều là hai yếu tố cốt lõi trong việc xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng, thường thực hiện thông qua việc kiểm toán định kỳ. Các chi tiết cụ thể có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp, phụ thuộc vào quy mô, rủi ro tiềm ẩn và tác động của môi trường.
5.4 Đánh giá và cải tiến
Đánh giá và cải tiến để giải quyết việc xử lý các kết quả từ cuộc kiểm toán được thực hiện như thế nào. Mục tiêu là xác định sự hiệu quả và hiệu suất của từng quy trình theo các mục tiêu đã được đặt ra, truyền đạt thông tin này cho nhân viên, phát triển các phương pháp và quy trình mới dựa trên dữ liệu thu thập được trong quá trình kiểm toán.
6. ISO 9001: 2015 và các tiêu chuẩn quản lý chất lượng khác
ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn hệ thống QMS được áp dụng rộng rãi nhất trên toàn cầu. ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để phát triển chương trình riêng của họ.
Nhóm tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm cả ISO 9000 và ISO 9004 đều liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, còn có tiêu chuẩn khác như ISO 14000 (hệ thống quản lý môi trường), ISO 13485 (hệ thống quản lý cho thiết bị y tế), ISO 19011 (hệ thống quản lý kiểm toán) và ISO/TS 16949 (hệ thống quản lý cho sản phẩm liên quan đến ô tô).
Trên đây là toàn bộ thông tin về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) mà PMS đã tổng hợp lại. Mong rằng những nội dung trên đã giúp cho bạn hiểu rõ hơn về hệ thống này cụ thể như khái niệm, lợi ích, các yếu cũng như cách thiết lập và triển khai QMS. Cảm ơn đã theo dõi bài viết!
Các bài viết có liên quan:
- Kaizen là gì? 9 lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp
- Tìm hiểu 10 nguyên tắc trong triết lý Kaizen
- Toyota áp dụng Kaizen như thế nào?
Bài viết liên quan: