Sơ đồ SIPOC (SIPOC Diagram) là một trong kĩ thuật hữu ích nhất từ năm 1980 cho đến ngày nay, SIPOC thường được sử dụng để quản lý và cải tiến quá trình một cách nhanh chóng, tiện lợi. Vậy SIPOC là gì? Cùng PMS tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.
1. SIPOC là gì?
SIPOC là một công cụ quản lý chất lượng để xác định yêu cầu đầu vào và đầu ra, quy trình, khách hàng và nhà cung cấp của một hoặc nhiều quy trình ở dạng bảng.
SIPOC được viết tắt là:
- Supplier – Nhà cung cấp: Được biết các thông tin hoặc tài nguyên cần thiết cho quy trình. Nhà cung cấp có thể là một cá nhân, bộ phận trong tổ chức hoặc một đối tác bên ngoài.
- Input – Đầu vào: Đây là các tài liệu, dữ liệu hoặc tài nguyên mà nhà cung cấp cung cấp cho quy trình. Đây là nguyên liệu cho quy trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
- Process – Quy trình: Mô tả quy trình hoặc các bước cụ thể mà tổ chức thực hiện để chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Quy trình này có thể được mô tả bằng các sơ đồ quy trình hoặc biểu đồ liên quan.
- Output – Đầu ra: Đây là sản phẩm cuối cùng của quy trình gồm sản phẩm hoặc dịch vụ mà tổ chức cung cấp cho khách hàng.
- Customer – Khách hàng: Khách hàng là người hoặc tổ chức tiếp nhận sản phẩm đầu ra.
2. Ví dụ về mô hình SIPOC
Dưới đây là ví dụ về mô hình SIPOC về sản xuất bánh mì sandwich:
| Yếu tố | Ví dụ |
| Nhà cung cấp |
|
| Đầu vào |
|
| Quy trình |
|
| Đầu ra |
|
| Khách hàng |
|
3. Nên áp dụng mô hình SIPOC khi nào?
Mô hình SIPOC thường được sử dụng ở trong giai đoạn xác định (Define) trong chu trình DMAIC hoặc trong việc cải tiến quy trình các sự kiện Kaizen. Ngoài ra, SIPOC sẽ có ba cách sử dụng phổ biến tùy thuộc vào nhóm đối tượng, cụ thể:
- Cung cấp cho những người không quen thuộc với quy trình với cái nhìn tổng quan.
- Làm lại những người đã quen với một quy trình đã mờ dần hoặc lỗi thời do sự thay đổi quy trình.
- Hỗ trợ mọi người trong việc xác định một quy trình mới.
4. Mục đích sử dụng mô hình SIPOC
Mô hình SIPOC là một công cụ thường được sử dụng trong các hệ thống quản lý chất lượng tổng thể (TQM), Six Sigma, sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và quản lý quá trình kinh doanh. Mục đích chính phải kể đến như:
- Xác định được ranh giới của dự án, cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình, phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
- Nhận diện được khách hàng và nhà cung cấp.
- Lựa chọn thành viên phù hợp cho dự án.
- Nhận biết được đầu vào và đầu ra của hệ thống.
- Đánh dấu được những vấn đề tiềm ẩn hay hạn chế của hệ thống.
Điều đó giúp chúng ta trả lời được các câu hỏi như:
- Điểm bắt đầu và kết thúc của hệ thống là gì?
- Bước nào là quan trọng?
- Dữ liệu chính ở đầu vào và đầu ra của hệ thống là gì?
- Hệ thống hướng đến nhóm khách hàng chính nào?
- Ai là nhà cung cấp chính của hệ thống?
5. Cách xây dựng sơ đồ SIPOC
Cách để xây dựng sơ đồ SIPOC hiệu quả là thành lập nhóm để viết quy trình. Đây là cách giúp cộng tác giữa các thành viên với nhau, để từ đó đưa lại kết quả cuối cùng đúng đắn nhất. Để làm được điều này, mọi thành viên đều phải hiểu về quy trình thì mới có thể hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC trong 1 – 2 giờ.
Để thực hiện sơ đồ SIPOC, đầu tiên hãy vẽ quy trình lên một tờ giấy trắng khổ to dán lên tường hoặc vẽ lên bảng lớn. Sau đó dùng sổ note, giấy ghi chú,.. để ghi thông tin lại. Ngoài ra có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ SIPOC nhanh hơn như PPT, Excel,…
Quy trình xây dựng sơ đồ SIPOC sẽ bao gồm 5 bước sau:
- Bước 1: Mô tả chi tiết quy trình từ khi bắt đầu cho đến kết thúc
- Bước 2: Nêu rõ yêu cầu chất lượng đầu ra
- Bước 3: Nhận diện nhóm khách hàng
- Bước 4: Xác định đầu vào
- Bước 5: Xác định nhà cung cấp
Quy trình SIPOC sẽ như thế này sau khi xây dựng:
Qua đó, có thể thấy rằng sơ đồ SIPOC là công cụ hữu ích trong việc cải tiến quy trình của Doanh nghiệp. Ngoài ra, sơ đồ SIPOC còn giúp bạn làm rõ từng phần trong quy trình khớp với nhau để từ đó giúp quản lý và kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu và loại bỏ những lãng phí trong sản xuất.
Bài viết cùng chủ đề:
Bài viết liên quan: