Lean 6 Sigma là gì? Vai trò & cách triển khai mô hình Lean Six Sigma

Chắn hẳn bạn đã từng nghe đến thuật ngữ Lean 6 Sigma và tại sao Lean Six Sigma lại trở nên phổ biến và quan trọng như vậy? Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau khám phá mô hình Lean Six Sigma là gì và cách nó hoạt động giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng và tối ưu hóa quy trình.

1. Lean 6 Sigma là gì?

Lean Six Sigma là một phương pháp quản lý và cải tiến quy trình được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức và doanh nghiệp để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng. Nó được kết hợp hai phương pháp quản lý chất lượng: Lean và Six Sigma, để tạo ra một cách tiếp cận toàn diện đối với cải thiện quy trình.

• Lean: Một phương pháp quản lý tập trung vào việc giảm lãng phí trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ. Nó hướng đến việc tối ưu hóa sự linh hoạt và hiệu quả của quy trình bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết và tối ưu hóa thời gian và tài nguyên.
• Six Sigma: Một phương pháp cải tiến chất lượng chuyên sâu, tập trung vào việc giảm sai lệch trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ. Nó sử dụng các công cụ và kỹ thuật thống kê để đảm bảo rằng quy trình hoạt động với mức độ chất lượng cực kỳ cao và ít sai lệch.

Nguyên tắc cốt lõi của Lean Six Sigma là sử dụng phương pháp thống kê để đo lường số lỗi xuất hiện trong một chu kỳ, sau đó tìm cách khắc phục để đảm bảo rằng lỗi đó sẽ không xuất hiện ở chu kỳ tiếp theo. Mục tiêu cuối cùng là đạt được con số gần như bằng “0” lỗi. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ đặt ra các mục tiêu ở mức 3 hoặc 4 sigma, tương ứng với tỷ lệ lỗi từ 66.897 đến 6.210 trên một triệu trường hợp. Nếu đạt được 6 Sigma, con số này chỉ còn 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội.

Dưới đây là bảng thể hiện 6 cấp độ của Sigma:

2. Tầm quan trọng của Lean 6 Sigma với doanh nghiệp

• Tối ưu hóa quy trình sản xuất và dịch vụ: Từ việc loại bỏ lãng phí đến cải thiện hiệu suất, dẫn đến sự tiết kiệm thời gian và tài nguyên đáng kể.
• Giảm lãng phí: Mục tiêu chính của Lean Six Sigma là giảm lãng phí, bao gồm cả thời gian, nguyên liệu và lao động. Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí và tăng khả năng cạnh tranh.
• Cải thiện chất lượng sản xuất: Lean Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ ổn định. Điều này đáp ứng được nhu cầu và sự hài lòng của khách hàng, giúp duy trì và mở rộng thị trường.
• Nâng cao năng suất: Lean Six Sigma tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn và giúp tăng năng suất của nhân lực.
• Cải thiện liên tục: Lean Six Sigma khuyến khích tư duy cải thiện liên tục trong tổ chức, giúp duy trì sự phát triển và sự thích nghi trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục.

Tìm hiểu các dịch vụ mà quý Doanh Nghiệp có thể quan tâm:

• Dịch vụ tư vấn Six Sigma
• Dịch vụ tư vấn Lean Manufacturing

3. Cách triển khai mô hình Lean Six Sigma

Triển khai mô hình Lean Six Sigma thường được thực hiện thông qua phương pháp DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Đây là một quy trình cụ thể để cải thiện chất lượng và hiệu suất trong tổ chức. Dưới đây là các giai đoạn chi tiết trong DMAIC:

3.1 Define – Xác định

• Xác định mục tiêu cụ thể của dự án: Điều này có thể bao gồm việc xác định vấn đề cần giải quyết, mục tiêu hiệu suất cụ thể và giá trị mong muốn.
• Xác định phạm vi của dự án: Định rõ các giới hạn, nguồn lực và thời gian cho dự án.
• Xác định khách hàng và yêu cầu của họ: Hiểu rõ những yêu cầu, mong muốn của khách hàng về chất lượng và giá trị.

3.2 Measure – Đo lường

• Xác định các chỉ số và dữ liệu cần thiết để đo lường hiện trạng của quy trình.
• Thu thập thông tin dữ liệu từ quy trình hiện tại.
• Xác định hiệu suất thực tế và phân phối của quy trình.

3.3 Analyze – Phân tích

• Sử dụng các công cụ phân tích thống kê để xem xét dữ liệu thu thập.
• Xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và hiểu rõ tại sao quy trình không hoạt động tốt.
• Xác định các biến cố quan trọng và tương tác giữa chúng.

Một số phương pháp và công cụ có thể áp dụng phân tích:

• 5 Tại sao (Five Why’s): Dùng để xác định nguyên nhân sâu xa của khuyết tật trong quy trình hoặc sản phẩm và giúp loại bỏ mặc định sai lầm về nguyên nhân.
• Đánh giá đặc tính phân bố (Descriptive Statistics, Histograms): Xác định tính bình thường hoặc bất thường của dữ liệu thu thập để chọn công cụ phân tích thống kê phù hợp.
• Phân tích tương quan/ Hồi quy (Correlation/ Regression Analytics): Xác định mối quan hệ hoặc tương quan giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra hoặc giữa hai nhóm dữ liệu.
• Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot): Hiển thị các tác nhân quan trọng trong nghiên cứu.
• Phân tích phương sai (ANOVA): Kiểm tra sự khác biệt đáng kể giữa giá trị trung bình của hai hoặc nhiều tập mẫu.
• Hoàn thành bảng FMEA (Failure Mode Effect Analytics): Sử dụng để xác định các biện pháp cải thiện để ngăn ngừa sự xuất hiện lại của các khuyết tật,.
• Phương pháp kiểm chứng giả thuyết (Hypothesis Testing Methods): Sử dụng để kiểm tra các giả thuyết và xác định nguồn gốc của sự dao động bằng cách sử dụng dữ liệu trong quá khứ hoặc hiện tại để cung cấp câu trả lời khách quan cho các câu hỏi.

3.4 Improve – Cải thiện

• Phát triển và kiểm tra các giải pháp để cải thiện quy trình.
• Chọn các biện pháp cải thiện tốt nhất và thực hiện chúng.
• Đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách cẩn thận và có kiểm soát.

Các công cụ thường được áp dụng cải thiện bao gồm:

1. Phương pháp 5S
2. Quy hoạch mô phỏng dạng tế bào (Cellular Layout)
3. Chuẩn hóa quy trình (Standard Work)
4. Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time)
5. Bảo trì duy trì năng suất toàn diện (TPM – Total Productive Maintenance)
6. Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just In Time)
7. Phương pháp Kanban trong sản xuất
8. Chất lượng từ gốc (hay “Làm đúng ngay từ đầu”) – Poka yoke
9. Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping)
10. Cân bằng sản xuất
11. Quản lý trực quan (Visual Management)

3.5 Control – Kiểm soát

• Xây dựng và triển khai kế hoạch kiểm soát để đảm bảo rằng quy trình sẽ duy trì sự cải thiện sau khi dự án hoàn thành.
• Xác định các chỉ số kiểm soát và thiết lập mục tiêu để theo dõi quy trình.
• Đào tạo và trang bị nhân viên để duy trì quy trình mới.

Một số công cụ thích hợp cho việc kiểm soát:

• Kế hoạch kiểm soát (Control Plans): Ghi rõ các hành động, lịch trình và trách nhiệm để kiểm soát các tác nhân biến thiên chính trong quá trình.
• Lưu đồ quy trình với các mốc kiểm soát: Sơ đồ quy trình hoặc tập hợp sơ đồ giúp hiển thị các bước quy trình và các điểm kiểm soát quan trọng.
• Biểu đồ kiểm soát quy trình bằng thống kê (SPC): Sử dụng để theo dõi quy trình bằng cách hiển thị dữ liệu theo thời gian trong khoảng giới hạn tiêu chuẩn cận trên (USL) và giới hạn tiêu chuẩn cận dưới (LSL) cùng với đường trung tâm (CL).
• Các phiếu kiểm tra (Check Sheets): Dùng để lưu trữ và thu thập dữ liệu một cách có hệ thống từ các nguồn trong quá khứ hoặc từ các sự kiện phát sinh. Các mẫu và xu hướng có thể được nhận dạng một cách rõ ràng thông qua công cụ này.

> Đọc thêm: Quản trị sản xuất là gì?

4. Ví dụ về Lean Six Sigma trong doanh nghiệp

Dưới đây là một ví dụ về việc áp dụng Lean Six Sigma trong một doanh nghiệp dịch vụ về việc cải thiện quy trình dịch vụ khách hàng trong ngân hàng.

Bước 1: Define – Xác định

• Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm của khách hàng khi giao dịch tại ngân hàng và giảm thời gian chờ đợi.
• Phạm vi dự án: Dự án tập trung vào quy trình giao dịch tại quầy gửi tiền và rút tiền.
• Khách hàng: Khách hàng mong muốn giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Bước 2: Measure – Đo lường

• Thu thập dữ liệu về thời gian chờ đợi của khách hàng tại quầy. Số lượng giao dịch thành công và không thành công, cũng như sự hài lòng của khách hàng.
• Phân tích dữ liệu để xác định các điểm yếu trong quy trình giao dịch.

Bước 3: Analyze – Phân tích

• Sử dụng công cụ phân tích để xác định nguyên nhân gốc rễ của thời gian chờ đợi vấn đề và các vấn đề khác.
• Xác định rằng một phần lớn thời gian chờ đợi là do quy trình không hiệu quả và trong việc quản lý nguồn nhân lực tại quầy.

Bước 4: IMprove – Cải thiện

• Đào tạo cho nhân viên để cải thiện kỹ năng và hiểu biết về các dịch vụ ngân hàng.
• Tối ưu hóa lịch làm việc của nhân viên để đảm bảo có đủ nguồn lực tại quầy vào các thời gian cao điểm.
• Tạo ra quy trình giao dịch tối ưu để giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.

Bước 5: Control – Kiểm soát

• Thực hiện kế hoạch kiểm soát để đảm bảo rằng quy trình cải thiện được duy trì.
• Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và tuân thủ quy trình mới.
• Sử dụng các chỉ số kiểm soát để theo dõi sự cải thiện trong thời gian chờ đợi và sự hài lòng của khách hàng.

Kết quả của việc áp dụng Lean Six sigma: Ngân hàng đã cải thiện trải nghiệm giao dịch của khách hàng và giảm thời gian chờ đợi tại quầy. Khách hàng cảm thấy hài lòng hơn và doanh nghiệp đã thu hút thêm khách hàng mới. Ngân hàng cũng đã tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và tăng năng suất giao dịch.

Tham khảo: Ví dụ về ứng dụng SMED trong doanh nghiệp

Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện hiệu suất của tổ chức hoặc muốn giảm chi phí và tăng lợi nhuận, Lean Six Sigma có thể là một công cụ hỗ trợ hiệu quả. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về mô hình Lean Six Sigma và cách nó hoạt động giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng và tối ưu hóa quy trình.

Các bài viết liên quan:

• CAPA – hành động khắc phục phòng ngừa
• Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất kinh doanh
• 8 giải pháp tiết kiệm chi phí sản xuất hiệu quả cho Doanh nghiệp
• Khám phá 8 loại lãng phí trong sản xuất là gì?