5S là gì? Mô hình 5S nên áp dụng cho đối tượng nào?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu đang áp dụng quy tắc 5S tại nơi làm việc và hiện tại cũng đang dần phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam bởi khả năng giúp giảm lãng phí chi phí, tăng hiệu suất làm việc người lao động. Vậy quy tắc 5S là gì? Cùng PMS tìm hiểu các thông tin chi tiết hơn về mô hình, lợi ích cũng như quy trình thực hiện 5S hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc được phát triển bởi các nhà sản xuất tại Nhật Bản. Đây là hệ thống có tổ chức giúp không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ để làm việc hiệu quả hơn.

Phương pháp 5S được viết tắt 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật đó là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Mỗi chữ S sẽ đại diện cho từng bước của quy trình:

• Seiri (Sàng lọc): phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng lại.
• Seiton (Sắp xếp): sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại.
• Seiso (Sạch sẽ): thường xuyên giữ cho nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái khi làm việc, nhằm giúp máy móc thiết bị vận hành tốt.
• Seiketsu (Săn sóc): để duy trì 3S ở trên, thì S4 này cần cải tiến dần, thể hiện sự quan tâm duy trì, săn sóc các hoạt động “sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ” thường xuyên và liên tục để hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Shitsuke (Kỷ luật): nghĩa là rèn luyện, tạo thói quen nề nếp, tuân thủ quy định, tác phong cho mọi người để luôn sẵn sàng đi vào các hoạt động sản xuất, tăng năng suất làm việc.

Sau khi tìm hiểu 5S là gì thì hãy cùng tìm hiểu thêm Kaizen là gì có liên quan mật thiết gì với nhau.

2. Vì sao phương pháp 5S đang được áp dụng rộng rãi?

5S là một phương pháp đang được sử dụng phổ biến bởi nó tương thích với nhiều ngành nghề dịch vụ hiện nay. Đây là hệ thống có tổ chức giúp không gian làm việc ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ để làm việc hiệu quả hơn. Vì thế, áp dụng phương pháp Kaizen 5S vào doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

• Cải thiện nơi làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, không gian thoải mái và an toàn khi làm việc.
• Tăng cường hiệu suất làm việc người lao động.
• Tìm kiếm đồ đạc dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn.
• Giảm thiểu lãng phí trong doanh nghiệp không đáng có (hàng hóa, trang thiết bị, nhân công,..)
• Hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn.
• Giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tốt hơn.

Ngoài ra, áp dụng 5S nơi làm việc còn đóng góp vào cho các 6 yếu tố PQCDSM:

1. Productivity: tăng cường năng suất.
2. Quality: nâng cao chất lượng sản phẩm.
3. Cost: giảm thiểu chi phí sản xuất.
4. Delivery: giao hàng nhanh chóng, đúng thời điểm.
5. Safety: đảm bảo an toàn làm việc cho nhân viên.
6. Morale: thúc đẩy tinh thần làm việc cho tất cả mọi người trong tổ chức.

Một số doanh nghiệp hiện nay đang xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nên việc áp dụng 5S-Kaizen là điều cần thiết, bởi khả năng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cải tiến môi trường làm việc tốt hơn.

Tìm hiểu ngay: Dịch vụ tư vấn triển khai 5S Kaizen tại Doanh nghiệp

3. Các bước thực hiện 5S cho doanh nghiệp

Phương pháp 5S cần được triển khai ở các nơi có hoạt động của doanh nghiệp. Vậy, để thực hiện Kaizen 5S như thế nào, cùng xem quy trình thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị

Việc đầu tiên để triển khai là cần chuẩn bị nhân sự chịu trách nhiệm 5S gồm: trưởng ban, phó ban, thư ký và phụ trách ảnh. Nhiệm vụ chính của bộ phận này là truyền đạt thông tin đến các phòng ban khác, giám sát, đào tạo và đánh giá quy trình.

Bước 2: Phát động chương trình 5S

Quy trình 5S nên được tất cả nhân viên trong tổ chức nắm rõ và thực hiện đúng. Tuyên truyền chính sách đến nhân viên qua hình ảnh, biểu ngữ xuất hiện khắp công ty để họ có thể thấy. Nếu công ty chưa có kinh nghiệm triển khai phát động, có thể mời các chuyên gia để phổ biến cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức.

Bước 3: Vệ sinh khu vực

Bước tiếp theo là tiến hành phân công vệ sinh cho từng nhóm trong từng khu vực cụ thể và thực hiện giám sát, kiểm tra lẫn nhau. Công ty nên tổ chức ngày tổng vệ sinh thật sôi nổi để nhân viên có cô hội thi đua. Như vậy sẽ tạo không khí thoải mái, vui vẻ và tạo tinh thần cho mọi người tốt hơn.

Bước 4: Sàng lọc những thứ cần thiết

Để quá trình thực hiện diễn ra có tổ chức hơn, các bộ phận nên đánh giá và đưa ra các chỉ tiêu cụ thể cho từng vật dụng, biết vật dụng nào là cần thiết và cần loại bỏ những cái nào để nhân viên tiến hành thực hiện đúng.

Bước 5: Duy trì sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ

Tiêu chuẩn 5S cần sự đồng nhất và phối hợp giữa mỗi bộ phận với nhau. Vì vậy, cần có sự đồng nhất về việc sắp xếp các vật dụng ở những nơi mà mọi người dễ tìm, dễ lấy và dễ dàng trả lại.

Bước 6: Đánh giá nội bộ 5S

Trong quá trình triển khai 5S, các bộ phận chịu trách nhiệm cần ghi nhận và đánh giá lại các vấn đề trong quá trình thực hiện. Nhờ vậy, giúp tổ chức biết được đâu là điểm mạnh, điểm yếu để từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục và cải thiện trong giai đoạn tới.

Video chia sẻ 7 bước thực hiện 5S thành công từ chuyên gia tại PMS

4. Mô hình 5S nên áp dụng cho đối tượng nào?

Hầu hết các doanh nghiệp, công ty hiện nay trên thế giới đều có thể áp dụng mô hình 5S cho nhiều lĩnh vực khác nhau. Đối với doanh nghiệp đang gặp vấn đề về việc xử lý công việc chưa tốt, sắp xếp nơi làm việc không khoa học, công việc chưa đạt hiệu quả theo mong muốn, tốn nhiều thời gian hoàn thành thì hãy áp dụng mô hình Kaizen để cải thiện.

Để áp dụng 5S hiệu quả cho doanh nghiệp thì các ban lãnh đạo cấp quản lý và nhân viên đều cần phải thực hiện phối hợp cùng nhau. Mô hình này cần sự đồng lòng của tất cả mọi người trong một tổ chức, bởi nếu không có sự tham gia của một số người trong doanh nghiệp thì sẽ rất khó để kiểm soát, hệ thống không được thống nhất và sẽ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình vận hành.

Trong mô hình 5S, sẽ có một vài cá nhân sẽ đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tới sự thành công đó là điều phối viên. Người này có nhiệm vụ là theo dõi các công việc được giao, duy trì và giới thiệu các nhân viên mới tham gia. Đối với người tham gia là cần làm theo, thay đổi tư duy theo mô hình 5S và coi nó như một thói quen hằng ngày cho bản thân.

Hiểu được điều đó, chúng tôi cho triển khai chương trình tư vấn Kaizen 5S cho Doanh Nghiệp hiểu và làm đúng. Với những kiến thức mà chuyên môn thực tiễn của đội ngũ chuyên gia năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, mong rằng sẽ mang lại giá trị cho quý Doanh Nghiệp. Nếu có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ tư vấn.

5. Yếu tố tạo nên sự thành công của quy trình 5S

Bất cứ doanh nghiệp khi áp dụng bất cứ mô hình nào cũng cần dựa vào các nguyên tắc và yếu tố nhất định để tạo ra sự hiệu quả khi triển khai. Với mô hình 5S sẽ có một vài quyết tố quan trọng như:

5.1 Sự đồng tình, hỗ trợ từ lãnh đạo

Dù bạn có những kế hoạch để cải thiện các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải bằng phương pháp 5S nhưng không có sự đồng ý từ lãnh đạo thì bạn cũng không thể thực hiện được. Vì thế, sự đồng tình và hỗ trợ từ ban lãnh đạo là điều rất quan trọng, đây là yếu tố hàng đầu đảm bảo sự thành công của mô hình 5S.

5.2 Tự nguyện tham gia của nhân viên

Doanh nghiệp không thể ép buộc nhân viên thực hiện khi họ không tự nguyện. Do đó, thay vì ép buộc doanh nghiệp cần khuyến khích mọi người tham gia, xây dựng nhận thực mô hình 5S Kaizen. Khi mọi người tham gia tự nguyện với sự hứng khởi, vui vẻ thì bạn có thể có thêm nhiều ý tưởng hơn. Ngoài ra, điều này còn giúp gắn kết tình thần giữa các nhân viên lại với nhau và từ đó tạo ra lối suy nghĩ tích cực về mô hình này, lâu dần sẽ trở thành một thói quen cho chính mình.

5.3 Đào tạo cho nhân viên

Người tham gia cần phải được đào tạo về các nguyên tắc và phương pháp của 5S, cũng như cách thực hiện 5S một cách hiệu quả để giúp doanh nghiệp ngày càng tốt hơn.

5.4 Cải tiến tiêu chuẩn 5S cao hơn

Quá trình 5S cần cải tiến nâng cao tiêu chuẩn hơn qua từng giai đoạn, điều này không bao giờ là thừa. Bởi, mô hình 5S lấy con người làm trọng tâm tăng trưởng cho các tổ chức, doanh nghiệp tại Nhật Bản và cũng đang dần phổ biến ở nước ta. Lợi ích mà 5S mang lại vô cùng giá trị như giúp tăng hiệu suất làm việc cho người lao động, tiết kiệm chi phí không đáng có cho doanh nghiệp.

6. Cần lưu ý gì khi áp dụng phương pháp 5S

Bất cứ doanh nghiệp khi áp dụng bất cứ mô hình nào cũng cần dựa vào các nguyên tắc và yếu tố nhất định để tạo ra sự hiệu quả khi triển khai. Với mô hình 5S sẽ có một vài quyết tố quan trọng như:

• Kế hoạch thực hiện rõ ràng: Một kế hoạch thực hiện cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian thực hiện và nguồn lực cần thiết cho quá trình 5S.
• Kiểm tra và đánh giá: Để biết kết quá có thành công hay không thì không thể bỏ qua việc kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện 5S, để đảm bảo rằng nó được thực hiện hiệu quả và bền vững.
• Gắn kết các phòng ban: Phương pháp 5S đòi hỏi sự tham gia chặt chẽ của tất cả các bộ phận trong tổ chức với nhau. Nhờ vậy, khi một nhân viên chuyển từ một phòng ban sang một phòng ban khác có thể dễ dàng hòa nhập và thích nghi tốt hơn.
• Cam kết từ lãnh đạo: Với phương pháp 5S, vai trò của lãnh đạo đóng một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng đến tinh thần tham gia của nhân viên. Để đảm bảo hiệu quả của phương pháp này, các lãnh đạo cần tham gia vào quy trình, thực hiện việc đánh giá quy trình và ghi nhận phản hồi từ người tham gia khác.
• Đào tạo: Các khóa đào tạo cần được cập nhật liên tục theo sự thay đổi của doanh nghiệp, để đảm bảo mọi người có thể thích nghi và đáp ứng nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu các sai sót không đáng có.

7. Nhân sự đóng vai trò gì trong mô hình 5S

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai mô hình 5S hiệu quả, thành công. Bởi, vốn dĩ 5S được sinh ra được đề cao tính tập thể, do đó mọi nhân sự trong tổ chức đều phải tham gia vào quá trình của mô hình này.

Khi triển khai một mô hình trong toàn công ty, cần phải có đội ngũ chuyên trách chịu trách nhiệm kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện. Điều này giúp xác định những điểm mạnh và hạn chế, từ đó tạo cơ hội để tối ưu hóa và khắc phục những vấn đề tồn đọng.

Phương pháp 5S được phát huy tối đa hiệu quả khi mọi người đều hiểu bản chất và tuân theo những quy định của nó. Để thực hiện đúng điều này, doanh nghiệp phải cần xây dựng chương trình đào tạo và hướng dẫn mọi người hiểu đúng về mô hình này để mọi người thực hiện đúng và nâng cao hiệu quả công việc.

Việc triển khai phương pháp 5S cho doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện môi trường làm việc, tạo ra văn hóa doanh nghiệp cũng như giúp tăng hiệu suất công việc để đạt kết quả tốt hơn. Mong rằng những thông tin hữu ích trên PMS đã giúp cho các bạn biết 5S là gì, lợi ích cũng, các bước thực hiện quy trình 5S cho doanh nghiệp. Cảm ơn đã theo dõi bài viết!

Bài viết cùng chủ đề:

• SIPOC là gì? Ví dụ về sơ đồ SIPOC
• TPM là gì? 8 trụ cột quan trọng trong bảo trì năng suất toàn diện
• Kanban là gì? Khi nào nên áp dụng phương pháp Kanban trong sản xuất?
• Six Sigma là gì? Công thức tính 6 Sigma
• Lean Manufacturing là gì? Lợi ích và 5 nguyên tắc cơ bản
• TQM là gì? 5 nguyên tắc vàng của quản lý chất lượng toàn diện