MBO là gì? Quy trình 6 bước và điểm khác nhau giữa MBO và MBP

Hiện nay doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn cho việc quản trị công việc. Trong số đó, phương pháp MBO – quản trị theo mục tiêu được tin tưởng lựa chọn bởi tính thực tế trong quá trình triển khai. Cùng PMS tìm hiểu MBO là gì ngay dưới đây!

MBO là gì? 

MBO là khái niệm được viết tắt từ Management by Objectives. Đây là phương pháp quản trị theo mục tiêu đã được hoạch định. Với phương pháp này, các chiến lược được quản lý theo từng mục tiêu từ nhỏ đến lớn, có mức độ ưu tiên khác nhau.

MBO tập trung vào việc thiết lập các mục tiêu có tính cụ thể, khả thi và có thời hạn thực hiện. Mục tiêu được áp dụng cho từng cá nhân, phòng ban hoặc cả tổ chức.

Thuật ngữ MBO được đề xuất lần đầu tiên vào năm 1954. Peter Drucker – chuyên gia tư vấn quản trị nổi tiếng đã giới thiệu khái niệm này trong cuốn sách “The Practice of Management” (Thực hành quản trị). Theo ông, việc đề ra các mục tiêu cụ thể và có thể thực hiện được sẽ thúc đẩy con người hoàn thành nhanh hơn, tốt hơn. Ứng dụng vào quản trị, điều đó tạo động lực để nhân viên thực hiện công việc hiệu quả. Nhà lãnh đạo sẽ đảm bảo việc quản trị được diễn ra tối ưu và kiểm soát được kế hoạch chung.

Những năm 1960-1970, học trò của Peter Drucker là George Odiorne, đã tiếp tục phát triển và hoàn thiện phương pháp MBO. Cho đến nay, MBO vẫn là hệ thống quản trị phổ biến và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Các tập đoàn, doanh nghiệp lớn trên toàn cầu đã triển khai quản trị theo mục tiêu MBO và thu về kết quả ấn tượng.

Vai trò của MBO trong hoạt động quản trị

Quản trị theo mục tiêu MBO đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh đó, MBO cũng góp phần thúc đẩy sự phát triển, hội nhập của từng cá nhân.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp

Tăng cường sự tập trung:

MBO bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu cụ thể với thời gian và cách thực hiện phù hợp. Vì thế, khi có mục tiêu chi tiết, đội ngũ nhân sự sẽ dễ dàng thực hiện công việc. Sự tập trung cao độ vào công việc được phân bổ theo mức độ từ ưu tiên nhất đến ít ưu tiên. Thế nên đảm bảo được toàn bộ nguồn lực được sử dụng đúng cách.

Nâng cao hiệu suất làm việc:

Với sự tập trung vào mục tiêu được phân bổ, nhân viên sẽ có trách nhiệm và gắn bó với công việc hơn. Nguồn lực của tổ chức cũng được tối ưu hóa, tập trung đúng mục đích. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp, tăng trưởng doanh thu.

Đề cao sự rõ ràng, minh bạch:

Phương pháp MBO đảm bảo mọi cá nhân trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu công việc. Điều này xóa tan sự mơ hồ, không minh bạch khi phân chia nhiệm vụ. Đồng thời mọi mục tiêu, hoạt động được thực hiện đều rõ ràng, tạo nên sự tín nhiệm cho nhân viên.

Đẩy nhanh quá trình ra quyết định:

Khi mọi thông tin đều công khai thì quá trình đưa ra quyết định cũng được đẩy nhanh. Ở vị trí càng cao, quyết định càng ảnh hưởng với tập thể. Cho nên, việc tiếp nhận thông tin rõ ràng ngay từ đầu, ra quyết định nhanh chóng sẽ giúp các hoạt động được thúc đẩy toàn diện.

Đối với cá nhân

Quản lý công việc hiệu quả:

MBO giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của mình là gì và họ cần làm gì để đạt được mục tiêu ấy. Vì thế, họ sẽ thuận tiện hơn trong việc thực hiện công việc được giao. Điều đó tạo nên động lực thúc đẩy nhân sự cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, xuất sắc đạt KPI đã đưa ra.

Thúc đẩy động lực phát triển:

Với khía cạnh học hỏi – phát triển, quản trị MBO khuyến khích nhân sự không ngừng trau dồi kiến thức. Tổ chức có thể là bước đệm tạo ra cơ hội để nhân viên được phát triển. Tuy nhiên, tinh thần học tập, luôn mong muốn nâng tầm năng lực đều nằm ở đội ngũ nhân viên. Nâng cấp tri thức, rèn luyện kỹ năng là 2 yếu tố quan trọng để nhân viên thành công hơn, đóng góp vào sự lớn mạnh của doanh nghiệp.

Mở rộng cơ hội thăng tiến:

Sự phát triển không ngừng sẽ đi đôi với cơ hội nghề nghiệp rộng mở. Tiềm lực cá nhân được khai thác mạnh mẽ sẽ mang đến nhiều kết nối chất lượng, tạo ra vị trí công việc mơ ước. MBO đã tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và minh bạch dựa trên thành tích đạt được. Thế nên, cá nhân thực hiện quản trị theo mục tiêu MBO là những nhân sự có tầm nhìn chiến lược.

Để phương pháp quản trị MBO được triển khai toàn diện, cần kết hợp với hệ thống đánh giá thành tích KPI. Học Viện Tư Vấn và Đào Tạo PMS tự hào mang đến cho Quý Doanh nghiệp chương trình tư vấn thực tiễn, linh hoạt, phù hợp với mục tiêu chiến lược mà Ban Lãnh đạo đã đề ra.

Quy trình triển khai MBO trong doanh nghiệp

Quy trình triển khai MBO quản trị theo mục tiêu trong doanh nghiệp bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu của doanh nghiệp

Đầu tiên cần hoạch định sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu dài hạn mà tổ chức hướng đến là gì. Tiếp theo dựa trên dữ liệu đã thu thập được, phân tích yếu tố bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của tổ chức. Tìm ra đâu là yếu tố quan trọng cần tập trung và phát huy nguồn nhân lực.

Thông qua đó, Ban Lãnh đạo có thể đề xuất các mục tiêu, lập kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp. Lưu ý mục tiêu cần bám sát mô hình SMART, đảm bảo 5 yếu tố cụ thể, đo lường được, khả thi, phù hợp, có thời hạn.

Bước 2: Thiết lập mục tiêu của cá nhân

Dựa trên mục tiêu lớn tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, cần chia nhỏ các mục tiêu cho từng phòng ban, bộ phận để thuận tiện cho việc đánh giá. Các Trưởng phòng sau khi tiếp nhận chính sách, sẽ thiết lập mục tiêu cho từng cá nhân cụ thể.

Mục tiêu của cá nhân là yếu tố nền tảng đóng góp cho mục tiêu chung. Chính vì thế cần thiết lập mục tiêu phù hợp với năng lực và vai trò của từng nhân viên. Mục tiêu phù hợp là công cụ đo lường hiệu suất làm việc tối ưu nhất. Đồng thời mang lại sự động viên, khích lệ hợp lý để cá nhân phấn đấu đạt được.

Bước 3: Triển khai, đo lường và giám sát hiệu suất

Sau khi đã có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, việc triển khai hoạt động có thể bắt đầu. Trong quá trình thực hiện, việc theo dõi, giám sát hoạt động vẫn diễn ra song song và liên tục.

Theo dõi quá trình giúp doanh nghiệp phát hiện được những lỗi sai trong hệ thống hoặc điều chỉnh mục tiêu theo tình hình sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp có thể cung cấp cho đội ngũ nhân viên công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ việc quản lý công việc. Thường xuyên tổ chức các buổi trò chuyện, nhận xét, thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên để đánh giá tiến độ công việc.

Bước 4: Đánh giá hiệu quả hoạt động

Trong phương pháp MBO, việc đánh giá hoạt động phải được diễn ra thường xuyên và có sự tham gia của các bên liên quan. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và nắm bắt được tình hình sản xuất/kinh doanh đang thực hiện đến đâu.

Ngoài ra, cần đánh giá đội ngũ nhân viên về việc đáp ứng yêu cầu công việc, hoàn thành KPIs đã đưa ra. Có thể sử dụng các công cụ đánh giá như: đánh giá 360 độ, đánh giá hiệu suất công việc,… để có cái nhìn khách quan và toàn diện nhất.

Bước 5: Ghi nhận phản hồi

Đưa ra các phản hồi, nhận xét về hiệu suất làm việc của nhân viên giúp họ biết được những điểm mạnh – yếu của bản thân. Dựa trên kết quả họ đã đạt được, người quản lý có thể đánh giá đâu là điểm cần phát huy, đâu là vấn đề cần khắc phục.

Qua đó, giúp họ chủ động điều chỉnh mục tiêu phù hợp hoặc thay đổi cách làm việc để tăng hiệu suất. Các phản hồi đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai hiệu quả mục tiêu theo MBO.

Các phản hồi có thể đưa ra ngay lập tức khi nhìn thấy vấn đề. Hoặc tổng hợp các nhận xét, thắc mắc để giải đáp vào cuộc họp hằng tuần, hằng tháng, hằng quý mà doanh nghiệp triển khai.

Bước 6: Nhìn nhận và cải tiến

Bước không thể thiếu của quy trình thực hiện mục tiêu theo MBO chính là cải tiến hệ thống quản trị. Sau khi đưa vào hoạt động và ghi nhận phản hồi từ cá nhân, phòng ban, nhà quản lý cần cùng nhau xem xét vấn đề đã xảy ra. Ở bước này, có 2 hoạt động cần làm:

• Khen thưởng: dành lời khen, động viên hoặc phần thưởng vật chất, tinh thần để vinh danh nhân viên đã xuất sắc hoàn thành mục tiêu.
• Cải tiến: nhìn nhận, đánh giá những việc đã làm tốt hoặc chưa tốt. Từ đó doanh nghiệp có thể tìm ra phương án đẩy mạnh những việc đã làm tốt để mang về hiệu suất tối đa. Còn những việc chưa tốt hoặc chưa hoàn thành thì cần phương án khắc phục ngay bây giờ hoặc cho lần sau.

Điểm khác nhau giữa MBO và MBP

MBP là gì? 

MBP viết tắt từ Management by Process là phương pháp quản trị theo quy trình. Đây là hình thức quản lý công việc bằng việc phân chia các hoạt động của tổ chức thành những quy trình nhỏ hơn.

Nhân sự sẽ tiếp cận công việc thông qua các bước: xác định, phân tích, tối ưu hóa và kiểm soát quy trình. Mục đích chính vẫn là đạt được hiệu quả công việc cao hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ.

Điểm khác nhau giữa 2 phương pháp quản trị MBO và MBP

Vì cùng là phương pháp quản trị doanh nghiệp, nên MBO và MBP thường bị nhầm lẫn với nhau. Cùng Học Viện PMS tìm hiểu điểm khác nhau giữa 2 phương pháp này nhé!

Ví dụ về phương pháp MBO

Dưới đây là một số ví dụ về việc áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO:

Ví dụ về MBO cho doanh nghiệp sản xuất:

• Khối lượng sản xuất ra tăng 25% so với cùng kỳ năm ngoái.
• Hiệu suất làm việc của công nhân tăng 10% trong quý 3.
• Tỉ lệ sản phẩm tồn kho trong tháng này là 35%
• Chi phí sản xuất giảm 5% so với quý 1 và quý 2.

Ví dụ về quản trị mục tiêu MBO trong lĩnh vực Marketing:

• Tăng 30% độ nhận diện thương hiệu trên thị trường cho 2 quý cuối năm.
• Có thêm 20% lượng khách hàng mới trong quý 3.
• Có thêm 500 khách hàng tiềm năng mỗi tháng.
• Tăng lượt thích fanpage thêm 1000 trong 2 tháng tới.
• Tối ưu hóa SEO để tăng thứ hạng từ khóa thêm 10%.

Ví dụ về MBO cho lĩnh vực nhân sự:

• Duy trì tỷ lệ hài lòng của nhân sự là trên 90% thông qua đánh giá.
• Tổ chức 1 sự kiện kết nối nhân viên mỗi tháng 1 lần.
• Tăng ROI lên 6% cho toàn bộ phận.
• Tuyển dụng 2 nhân viên mới theo chỉ tiêu của quý 3.
• Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc dưới 30% trong 1 năm.

Với các thông tin trên, Học Viện Tư Vấn PMS hy vọng đã mang đến cho các bạn góc nhìn chuyên sâu về phương pháp quản trị mục tiêu theo MBO. Chúc các bạn và doanh nghiệp có thể áp dụng thành công vào hoạt động quản lý của tổ chức.