Hầu hết các doanh nghiệp, việc định biên nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu định biên nhân sự là gì? Cách xây dựng định biên nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực và đạt được mục tiêu kinh doanh một cách có tổ chức, hiệu quả.
1. Khái niệm về định biên nhân sự
Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc tại từng vị trí trong tổ chức. Mục tiêu của việc này là tối ưu hóa sự hiệu quả của nhân sự và giảm thiểu chi phí không cần thiết trong hệ thống nhân sự của doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của việc định biên nhân sự
Xác định biên nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tận dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Khi tổ chức nhân sự được bố trí một cách hiệu quả, nó mang lại những ưu điểm sau:
- Tạo ra một cơ cấu tổ chức có trật tự hơn, giúp giải quyết các vấn đề nhân sự một cách thuận lợi.
- Giảm lãng phí tài nguyên, tối đa hóa hiệu suất làm việc của nhân lực.
- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu nhân sự trong tương lai.
- Duy trì một đội ngũ nhân viên chất lượng, có khả năng thích ứng với các thay đổi đột ngột.
- Cung cấp giải pháp tối ưu hóa hiệu suất nhân sự, giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức một cách tự tin.
- Doanh nghiệp có thể lên kế hoạch ngắn hạn, dài hạn dựa trên số liệu thực tế, hỗ trợ sự phát triển bền vững.
3. Những điều kiện để định biên nhân sự cần nắm rõ
3.1 Đối với Doanh nghiệp
- Có định hướng chiến lược phát triển cụ thể, rõ ràng.
- Có kế hoạch kinh doanh và khoản chi phí đi kèm, kèm theo bản kế hoạch thay đổi.
3.2 Đối với các phòng ban, bộ phận
- Việc xác định rõ vị trí, nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên
- Hiểu các nhiệm vụ và quy trình làm việc giúp tối ưu hóa quy trình thực hiện
- Xác định mong muốn về độ thành thạo và ước tính kế quả đầu ra của mỗi vị trí
- Làm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực thi công việc và quản lý dữ liệu
4. Phương pháp để định biên nhân sự hiệu quả
4.1 Nguyên tắc về tỉ lệ tương quan
| Nguyên tắc | Ví dụ |
| Khi xác định mức độ tăng (giảm) nhân sự so với năm trước, chúng ta nên cân nhắc tới tương quan với sự thay đổi tăng (giảm) trong doanh thu. | Nếu doanh thu của công ty năm nay tăng 50%, nguyên tắc định biên nhân sự có thể áp dụng là tăng 30%, giúp đảm bảo sự linh hoạt và phản ánh đúng đắn đối với sự phát triển kinh doanh. |
| Mối quan hệ giữa các vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) và vị trí nhân viên gián tiếp. | Nếu tỷ lệ giữa nhân viên trực tiếp và gián tiếp là 50% – 20% và quản lý – nhân viên là 10% – 70%, chúng ta có thể tìm hiểu sâu hơn về sự phân chia này để tối ưu hóa cấu trúc tổ chức. |
| Khi đánh giá ngân sách cho quản lý và nhân viên, cũng như giữa các vị trí gián tiếp và trực tiếp, việc kiểm tra chi phí so với doanh thu có thể cung cấp thông tin quan trọng. | Nếu tỷ lệ chi phí/doanh thu là 70% và quỹ lương cho quản lý và nhân viên là 15% – 70%, chúng ta có thể thấy rõ sự phân phối nguồn lực và tìm kiếm cơ hội cải tiến. |
4.2. Nguyên tắc về định mức lao động
| Nguyên tắc | Ví dụ |
| Định biên theo tỷ lệ khối lượng: Điều này áp dụng đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất/ dịch vụ, tăng cường theo độ phức tạp và hiệu suất của công việc. | Sản xuất 40 sản phẩm, 140 sản phẩm/ ca/dây chuyền hoặc phục vụ 20 khách hàng/ngày, chúng ta có thể điều chỉnh tỷ lệ nhân sự theo khối lượng công việc cụ thể. |
| Định biên theo hệ chi tiêu hệ suất: Chủ yếu áp dụng trong quản lý kinh doanh tổng thể, theo dõi các chỉ số hiệu suất kinh doanh. | Tổng hợp các chỉ số chi tiêu kinh doanh, như doanh số bán hàng, lợi nhuận và số lượng khách hàng để xác định mức độ hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực. |
| Định biên theo đối tượng phục vụ: Thường được áp dụng trong các lĩnh vực gián tiếp như hỗ trợ và quản lý nhân sự. | Có 5 nhân sự phục vụ cho 70 nhân sự trong công ty, giúp tối ưu hóa sự phân bổ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu phục vụ. |
4.3 Nguyên tắc về tần suất, thời lượng
| Nguyên tắc | Ví dụ |
| Định biên dựa trên chức danh, tần suất và thời gian thực hiện nhiệm vụ: Đây là nguyên tắc được xây dựng dựa trên các thông lệ và kinh nghiệm từ các doanh nghiệp tương đồng. | Nhân viên kinh doanh có các nhiệm vụ như liên lạc và chăm sóc khách hàng, lập báo cáo hàng ngày/tuần/tháng và ký kết hợp đồng với khách hàng. |
5. Hướng dẫn xây dựng định biên nhân sự với 5 bước
Bước 1: Xác định nhu cầu nguồn nhân lực
Bước quan trọng đầu tiên là xác định nhu cầu nhân sự trong doanh nghiệp, dựa trên mục tiêu và kế hoạch phát triển. Trong quá trình này, cần tập trung vào các khía cạnh sau:
- Xác định thời điểm cụ thể khi cần lượng lớn nhân sự có chuyên môn tốt.
- Xác định con số nhân sự chính xác cần cho mỗi vị trí trong doanh nghiệp.
- Đặc điểm cụ thể về kỹ năng, phẩm chất và chuyên môn mà nhân sự cần phải có trong từng vị trí.
Bước 2: Tiến hành phân tích thực trạng nhân sự
Quá trình phân tích nguồn nhân lực không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt rõ những mặt tích cực và hạn chế của đội ngũ nhân sự mà còn tạo cơ hội để xây dựng những chiến lược và kế hoạch nhân sự có tính chiến lược và hiệu quả. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược quản lý nhân sự của mình để phản ánh chính xác mục tiêu và kế hoạch phát triển.
Bước 3: Đưa ra quyết định tăng, giảm nhân sự
Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá toàn diện, doanh nghiệp sẽ dựa vào thông tin thu thập được để đưa ra những quyết định chiến lược về tăng hoặc giảm lực lượng nhân sự.
Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình này, doanh nghiệp cần tiếp cận với sự cẩn trọng và chiến lược, tránh mọi sai sót có thể xảy ra và đồng thời đảm bảo rằng chỉ những nhân sự tiềm năng nhất được giữ lại. Điều này đồng nghĩa với việc xây dựng và duy trì một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và phù hợp với hướng phát triển chiến lược của doanh nghiệp.
Bước 4: Xây dựng và triển khai kế hoạch
Doanh nghiệp tiến hành đặt ra kế hoạch định biên nhân sự một cách hợp lý. Nếu triển khai đúng, bộ phận nhân sự không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực. Trong kế hoạch này, cần có các thông tin chi tiết như:
- Lịch trình và kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới.
- Kế hoạch đề xuất thăng cấp và chuyển động nội bộ của nhân sự.
- Phân bổ lại cơ cấu tổ chức và số lượng nhân sự cho từng phòng ban.
- Kế hoạch cắt giảm nhân sự không hiệu quả, thiếu năng lực và không đóng góp giá trị cho công ty.
Bước 5: Đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch
Đánh giá kế hoạch là bước quan trọng để xác định và phân tích những sai sót giữa mục tiêu đề ra và thực tế thực hiện kế hoạch. Quá trình này đồng thời yêu cầu sự chú ý đặc biệt đến các khía cạnh sau đây:
- Nguyên nhân của sự sai lệch: Xác định và nghiên cứu nguyên nhân chính gây ra sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
- Rủi ro phát sinh: Đánh giá và quản lý các rủi ro xuất hiện trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Giải pháp điều chỉnh: Đề xuất triển khai các giải pháp điều chỉnh kế hoạch nhằm giải quyết và ngăn chặn sự sai lệch.
- Tìm kiếm nhân sự phù hợp: Tập trung vào việc tìm kiếm và bố trí nhân sự có kỹ năng, năng lực phù hợp, đảm bảo sẵn sàng cho việc tổ chức và thực hiện kế hoạch trong tương lai.
Tóm lại, việc xây dựng và quản lý định biên nhân sự là một quá trình quan trọng đòi hỏi sự cân nhắc và chiến lược từ phía doanh nghiệp. Thông qua bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về ý nghĩa của định biên nhân sự là gì cũng như các bước cụ thể để thực hiện nó một cách hiệu quả.
Bài viết liên quan: