Bạn đã từng nghe đến thuật ngữ “TQM”, nhưng vẫn đang tự hỏi TQM là gì và tại sao nó lại được xem là một khía cạnh quan trọng trong quản lý doanh nghiệp? Hãy cùng PMS tìm hiểu và đi sâu vào chủ đề TQM và cách nó tác động đến sự thành công và phát triển của doanh nghiệp.
1. TQM là gì?
TQM – Quản lý chất lượng toàn diện là một phương pháp quản lý và triển khai chiến lược, tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ trong tổ chức. TQM không chỉ tập trung vào việc kiểm soát chất lượng cuối cùng của sản phẩm, mà còn nhấn mạnh vào quá trình sản xuất và quản lý để đảm bảo rằng mọi khía cạnh của hoạt động tổ chức đều đạt được chất lượng cao.
2. Mục tiêu của TQM là gì?
Mục tiêu chính của TQM là cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm lãng phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất. Ngoài ra, TQM còn khuyến khích tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ cho tất cả nhân viên trong tổ chức.
> Xem ngay: Mối quan hệ giữa mô hình SIPOC và hệ thống quản lý chất lượng tổng thể TQM
3. Tại sao quản lý chất lượng toàn diện TQM là quan trọng?
Quản lý chất lượng TQM mang lại một loạt lợi ích quan trọng cho tổ chức và doanh nghiệp và nó đáp ứng được các thách thức trong môi trường kinh doanh ngày nay. Dưới đây là một số lý do về sự quan trọng của TQM:
- Cải thiện chất lượng: TQM tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều này đã giúp tổ chức đảm bảo rằng họ cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất đến khách hàng, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Quản lý chất lượng toàn diện TQM đặt khách hàng vào trung tâm quá trình quản lý. Bằng cách đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, tổ chức có thể tạo ra và làm tăng sự hài lòng cũng như sự trung thành của khách hàng.
- Giảm lãng phí: Đối với TQM giúp xác định và giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và quản lý. Điều này đã giúp tiết kiệm được thời gian và tài nguyên, làm giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận.
- Tăng hiệu suất và năng suất: Luôn thúc đẩy sự tham gia và sáng tạo của nhân viên trong tổ chức. Nhân viên có cơ hội tham gia vào việc cải thiện quy trình làm việc, làm tăng hiệu suất và năng suất một cách hiệu quả.
- Tạo môi trường làm việc tích cực: TQM luôn tạo ra một môi trường tích cực và sự tương tác, hỗ trợ. Thúc đẩy sự tương tác và làm việc đoàn kết giữa các thành viên trong tổ chức.
- Tính cạnh tranh cao: Bằng cách cải thiện chất lượng và tối ưu quá trình. Quản lý chất lượng toàn diện TQM giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả hơn trong thị trường ngày nay, nơi khách hàng đòi hỏi chất lượng và dịch vụ xuất sắc.
- Đáp ứng sự đổi mới: TQM là một phương pháp quản lý linh hoạt và có khả năng thích nghi với sự thay đổi trong môi trường sản xuất. Nó giúp tổ chức thích nghi với sự đổi mới và sự thay đổi liên tục.
Hiểu được điều đó, Học Viện PMS cho triển khai chương trình Tư vấn TQM – Hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp áp dụng mô hình TQM một cách hiệu quả, từ đó cải thiện quy trình, chất lượng và sự cạnh tranh, đồng thời tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và sự hài lòng của khách hàng.
4. Nguyên tắc vàng của hệ thống TQM
4.1 Tập trung vào khách hàng – Customer Focus
Tập trung vào khách hàng là một trong những nguyên tắc cốt lõi của TQM. Điều này có nghĩa rằng mọi quyết định và hoạt động của tổ chức được định hướng bằng cách đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Để triển khai nguyên tắc này:
- Cần thường xuyên thu thập thông tin về sự hài lòng của khách hàng và phản hồi từ họ.
- Đào tạo nhân viên về tầm quan trọng của khách hàng và cách tạo ra trải nghiệm tích cực cho họ.
- Phân loại và ưu tiên các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng chúng được đáp ứng đúng thời hạn.
4.2 Sự tham gia cá nhân – Personal Involvement
Sự tham gia cá nhân được đề cập đến việc mọi thành viên trong tổ chức tham gia tích cực vào quá trình cải thiện chất lượng và hiệu suất. Để triển khai nguyên tắc này:
- Cần khuyến khích động viên tất cả nhân viên đóng góp ý kiến và ý tưởng của họ.
- Đào tạo và phát triển để họ trở thành nguồn cung cấp giá trị cho tổ chức.
- Xây dựng môi trường làm việc thúc đẩy sự tham gia và đóng góp của mọi người.
4.3 Cải tiến liên tục – Permanent Improvement
Cải tiến liên tục là quá trình không ngừng để cải thiện chất lượng và hiệu suất.
- Cần thiết lập các quy trình theo dõi và đánh giá hiệu suất đề xác định cơ hội cải thiện.
- Các dự án cải tiến liên tục nên được khuyến khích thực hiện.
- Phải có cơ chế thu thập ý kiến và phản hồi từ nhân viên để cải tiến liên tục.
4.4 Tiếp cận quy trình – Process Approach
Tiếp cận quy trình đòi hỏi tổ chức xem xét và quản lý toàn bộ quy trình làm việc thay vì chỉ tập trung vào các phần riêng lẻ.
- Cần hiểu rõ các quy trình và tương tác giữa chúng
- Thiết lập các quy trình đáng tin cậy và hiệu quả.
- Sử dụng dữ liệu quy trình để cải thiện chất lượng và hiệu suất tổ chức.
4.5 Tiếp cận hệ thống – System Approach
- Cần xem xét tất cả các khía cạnh của hoạt động và cách chúng tương tác với nhau.
- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng toàn diện để đảm bảo tính liên kết và hiệu suất chung.
- Đảm bảo rằng các phần tử tổ chức hoạt động như một hệ thống thống nhất với mục tiêu cải thiện chất lượng và hiệu suất.
Tìm hiểu thêm: Nguyên tắc cốt lõi của 6 Sigma
5. Ví dụ về quản lý chất lượng toàn diện TQM
Toyota một trong những tập đoàn sản xuất ô tô lớn nhất thế giới. Toyota đã thành công trong việc áp dụng TQM để đạt được chất lượng sản phẩm xuất sắc vượt trội trong nhiều năm.
- Khách hàng đặt lên hàng đầu: Toyota luôn đặt khách hàng vào trung tâm của mọi quyết định và hoạt động. Họ lắng nghe ý kiến và phản hồi của khách hàng và sử dụng chúng để cải thiện sản phẩm, dịch vụ của mình.
- Sự tham gia của nhân viên: Toyota luôn khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả nhân viên. Họ tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy đóng góp ý kiến và sáng tạo từ mọi người. Nhân viên được đào tạo để hiểu và áp dụng các nguyên tắc TQM trong công việc hàng ngày.
- Cải tiến liên tục: Toyota tập trung vào việc cải tiến liên tục. Họ thường xuyên đánh giá và cải thiện quy trình sản xuất và quản lý. Các nhân viên có quyền đề xuất cải tiến và thường xuyên tham gia vào các dự án cải tiến.
- Tiếp cận quy trình: Toyota hiểu rằng để đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng, họ phải quản lý tốt từng quy trình trong chuỗi cung ứng và sản xuất. Họ sử dụng tiếp cận quy trình để đảm bảo tính liên kết và hiệu suất trong toàn bộ hệ thống.
- Tiếp cận hệ thống: Toyota đã xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng toàn diện mà tất cả các thành viên trong tổ chức phải tuân thủ.
6. Cách thức quy trình áp dụng TQM trong doanh nghiệp
6.1 Tiếp cận và xác định tính cần thiết
Để bắt đầu việc áp dụng TQM, doanh nghiệp cần xác định sự cần thiết về việc thống nhất giữa các lãnh đạo và cán bộ chủ chốt về tầm quan trọng của TQM và áp dụng chúng. Bao gồm việc: Xây dựng chính sách, mục tiêu, chiến lược và kế hoạch hoạt động của TQM.
6.2 Tổ chức và nhân sự
Doanh nghiệp cần tổ chức công tác chuẩn bị bằng việc thành lập một ban triển khai và tổ chức chuyên trách nhiệm TQM. Đào tạo cả nhân viên về nhận thức và kỹ năng liên quan đến xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM.
6.3 Xây dựng chương trình TQM
Để hoạch định tổng thể chương trình triển trai TQM, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết với yêu cầu về nguồn lực cần thiết và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng giai đoạn và bước đi trong chương trình.
6.4 Phát động và thúc đẩy chương trình TQM
Bước này đòi hỏi sự tuyên truyền rộng rãi của chương trình và kế hoạch TQM trong toàn doanh nghiệp. Cần phát triển văn hóa chất lượng, động viên và thu hút toàn bộ cộng đồng doanh nghiệp tham gia một cách tích cực để đạt được thành công trong việc triển khai chương trình.
6.5 Đánh giá chất lượng
Quá trình này đòi hỏi đo lường các chi phí hiện tại của doanh nghiệp và xác định các vấn đề chất lượng và hiệu quả của các nỗ lực liên quan đến chất lượng. Đánh giá hiệu quả kinh tế của TQM và đề xuất các kế hoạch hành động cụ thể.
6.6 Hoạch định chất lượng
Cần thiết phải chi tiết hóa chính sách, mục tiêu, chiến lược chương trình tổng thể của TQM. Kế hoạch hành động cho toàn bộ hệ thống doanh nghiệp phải phù hợp với chính sách và chiến lược chung. Cần thiết phải thiết lập các chương trình, kế hoạch có tính toàn diện, bao gồm mọi hoạt động doanh nghiệp.
6.7 Thiết kế chất lượng
Cần thiết phải thiết kế các quy trình liên quan để đáp ứng ngay từ đầu và đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng, bao gồm cả thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất kinh doanh và quy trình kiểm soát chất lượng.
6.8 Thay đổi cơ cấu tổ chức
Cần thiết phải thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với mô hình quản lý chất lượng toàn diện TQM. Điều này bao gồm việc cần có cơ chế mỏng, quản lý chức năng chéo, tăng hiệu quả ủy quyền và tự chủ.
6.9 Xây dựng một hệ thống chất lượng
Dưới từng bước, cần xây dựng, duy trì và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện các tiêu chuẩn hóa về quản lý chất lượng tùy thuộc vào năng lực của tổ chức, doanh nghiệp.
6.10 Phát triển hệ thống TQM
Cần đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện được thực hiện đúng với chiến lược chính sách và mục tiêu đề ra. Phải tiếp tục đồng bộ các biện pháp bằng việc tạo điều kiện cho mọi thành viên tham gia để theo dõi, phát hiện, ngăn chặn sai sót, giảm thiểu chi phí và đề xuất biện pháp hoàn thiện chất lượng.
6.11 Duy trì và cải tiến
Cuối cùng, doanh nghiệp cần duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Điều này bao gồm việc thực hiện các quy trình cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu và phản hồi từ khách hàng và nhân viên. Đảm bảo rằng TQM trở thành một phần của văn hóa tổ chức và được duy trì liên tục.
Trong bài viết này, bạn đã được tìm hiểu về tổng quan quản lý chất lượng toàn diện TQM. Chất lượng luôn là con đường dẫn đến thành công và TQM có thể giúp bạn điều hướng con đường đó một cách hiệu quả.
Bài viết cùng chủ đề:
- 5s là gì trong sản xuất? Mô hình 5S áp dụng cho đối tượng nào?
- Cách áp dụng triết lý Kaizen trong sản xuất
- Các lợi ích và hoạt động chính TPM trong sản xuất
- Ví dụ về kanban trong sản xuất
- Sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing là gì và 8 lãng phí trong Lean
Bài viết liên quan: