Kaizen là một trong những phương pháp cải tiến chất lượng của người Nhật, đã trở thành triết lý kinh doanh hữu ích giúp các doanh nghiệp nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Khi thực hiện Kaizen ở bất cứ quy mô sản xuất nào, việc tuân theo 10 nguyên tắc Kaizen là vô cùng quan trọng. Vậy cụ thể nguyên tắc đó là gì, cùng PMS tìm hiểu chi tiết dưới bài viết sau đây.
1. Tập trung vào lợi ích của khách hàng
Dịch vụ và sản phẩm phải được tuân theo nguyên tắc định hướng theo thị trường và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng. Từ đó, chú trọng vào việc cải tiến và quản lý chất lượng sản phẩm, mục tiêu là gia tăng giá trị của sản phẩm để đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Loại bỏ hoạt động không đóng góp cho trải nghiệm của khách hàng.
2. Liên tục đổi mới và cải tiến
Khi công việc hiện tại hoàn thành không có nghĩa là dừng lại, mà là một bước chuyển sang giai đoạn mới trong quá trình sản xuất. Chúng ta cần tư duy rằng: “khách hàng sẽ luôn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai (bao gồm tiêu chuẩn kỹ thuật, thiết kế và giá cả)”.
Điều quan trọng là liên tục đề xuất các chiến lược cải tiến cho sản phẩm hiện tại, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chi phí so với việc sản xuất ra các sản phẩm mới. Chiến lược này cần phải được kế hoạch thực hiện một cách liên tục và rõ ràng.
3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
Mỗi thành viên trong tổ chức phải có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ mà họ được giao. Trong tình huống xảy ra sai sót, họ cần chấp nhận trách nhiệm, quan trọng là không trốn tránh trách nhiệm hoặc nói những lý do vô căn cứ (ví dụ: thời tiết). Mỗi người cần phải phát huy khả năng của mình để cùng nhau khắc phục sai sót, làm việc vì mục tiêu chung của tổ chức và đặt lợi ích tập thể lên hàng đầu.
4. Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác
Tự nguyện thích nghi và tuân theo các quy tắc trong xã hội. Chấp nhận sẵn sàng hy sinh quyền lợi cá nhân để hòa nhập với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức. Đặt lợi ích công việc lên hàng đầu, luôn kiểm tra và đánh giá những điểm yếu cá nhân.
5. Khuyến khích làm việc nhóm
Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty với mục tiêu hình thành các đội nhóm làm việc hiệu quả. Trong đội nhóm, việc phân quyền cần rõ ràng rất quan trọng: Team leader cần có khả năng lãnh đạo, còn các thành viên cần tập trung phối hợp với nhau và việc phát triển bản thân. Lưu ý, cần tôn trọng tính cách của từng thành viên trong nhóm.
6. Kết hợp nhiều bộ phận để thực hiện các dự án
Bố trí sự kết hợp giữa nguồn nhân lực từ các bộ phận và phòng ban trong công ty để thực hiện các dự án và có thể sử dụng cả nguồn lực từ bên ngoài. Nguyên tắc này hỗ trợ tạo sự gắn kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó thúc đẩy động lực gắn kết hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Tập đoàn Boeing là một ví dụ điển hình cho việc tích hợp các bộ phận trong nội bộ công ty với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng chế tạo thế hệ máy bay mới Boeing 777, với phần thân và cánh máy bay được sản xuất. Kết quả đã mang lại nhiều ưu điểm cho Boeing như giảm chu kỳ sản xuất và chi phí so với các thế hệ máy bay trước như Boeing 747, mà còn kiểm soát lãng phí về nguyên liệu, thời gian và nhân công. Đặc biệt, khách hàng đã được hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.
Đọc thêm: Toyota Kaizen – Áp dụng thành công triết lý Kaizen vào doanh nghiệp
7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn
Tránh tạo ra các mối quan hệ tiêu cực (cạnh tranh hoặc mâu thuẫn). Đầu tư vào chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn bộ tổ chức, từ nhân viên cơ bản đến cấp quản lý cao. Xây dựng một Employer Value Proposition (EVP) cho doanh nghiệp, nhằm xây dựng lòng tin, tình cảm trung thành và cam kết dài hạn của nhân viên đối với công việc.
8. Thông tin đến mọi nhân viên
Trong môi trường kinh doanh , thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất. Việc truyền đạt thông tin từ người quản lý tới nhân viên yêu cầu nhanh chóng, chính xác và đầy đủ, đúng đối tượng. Nhân viên cần hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu khi nhận nhiệm vụ từ người quản lý và họ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và thực hiện công việc một cách cụ thể, phù hợp và hướng đến mục tiêu cao nhất.
Một số nghiên cứu của các nhà quản lý doanh nghiệp chỉ ra rằng, việc yêu cầu nhân viên đạt được kết quả xuất sắc, vượt qua mong đợi sẽ không có hiệu quả nếu họ không hiểu được nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nguồn nhân lực và các kế hoạch khác của doanh nghiệp. Vì vậy, mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một cách để tạo sự đồng tình về những khó khăn và thách thức của công ty.
9. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
Các nhà lãnh đạo cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, tạo điều kiện và thúc đẩy mỗi thành viên dám đối diện với sai sót, can đảm chỉ ra điểm yếu và yêu cầu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và cấp trên. Họ cần xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp, giúp nhân viên nhanh chóng cập nhật thông tin, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm với nhau.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
Triết lý Kaizen giúp thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên qua các phương pháp:
- Triển khai kết hợp đa dạng của các phương pháp đào tạo nội bộ bao gồm onboarding cho nhân viên mới, đào tạo tại chỗ và đào tạo đa kỹ năng.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mọi người trong mọi công việc, bất kể nhỏ nhất.
- Phân quyền cụ thể cho từng nhiệm vụ, dự án.
- Khả năng tiếp cận và sử dụng nguồn lực (ngân sách, thời gian, trí và sức lực, dữ liệu thông tin,…).
- Khuyến khích sự chủ động và khả năng ra quyết định của từng cá nhân.
- Tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến và cung cấp phản hồi
- Công nhận thành tích và khen thưởng cho nhân viên.
Trên đây là toàn bộ thông tin về 10 nguyên tắc Kaizen cho doanh nghiệp mà Trường Tư Vấn Doanh Nghiệp PMS đã tổng hợp lại, mong rằng nội dung này hữu ích cho các bạn. Cảm ơn đã theo dõi bài viết!
Các bài viết liên quan khác:
- Hướng dẫn áp dụng chu trình PDCA trong doanh nghiệp
- Hệ thống QMS là gì? Lợi ích và các yếu tố cần thiết
Nội dung rất hữu ích. Cảm ơn pms!