5S-Kaizen là gì? Các bước thực hiện 5S và Kaizen hiệu quả

5S-Kaizen là một triết lý kinh doanh đơn giản có nguồn gốc từ Nhật Bản. Nó đã và đang mang lại sự cải thiện đáng kể cho các doanh nghiệp trên toàn cầu, được sử dụng vào việc cải tiến môi trường làm việc và quản lý để tăng năng suất và giảm thiểu chi phí vận hành. Vậy cụ thể 5S-Kaizen là gì? cùng tìm hiểu thông tin ở bài viết dưới đây!

1. 5S-Kaizen là gì?

1.1 Khái niệm 5S

5S là một phương pháp xây dựng, sắp xếp và quản lý môi trường làm việc được phát triển ở Nhật Bản. Đây là một hệ thống tổ chức giúp không gian làm việc sạch sẽ, ngăn nắp để công việc được thực hiện một cách hiệu quả. Từ đó tăng cường sự hiệu quả lao động, loại bỏ lãng phí và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

5S được dựa trên 5 tiêu chí:

• Seiri (Sàng lọc): Sàng lọc và loại bỏ những thứ không cần thiết nơi làm việc.
• Seiton (Sắp xếp): Sắp xếp những thứ cần thiết một cách khoa học và hợp lý.
• Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh, dọn dẹp nơi làm việc luôn sạch sẽ và gọn gàng.
• Seiketsu (Săn sóc): Luôn giữ gìn và cải tiến những gì đã đạt được trong sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ đầu tiên.
• Shitsuke (Kỷ luật): Thực hiện thói quen tự giác làm các công việc nêu trên một cách thường xuyên và nghiêm túc.

Các bước thực hiện 5S:

• Chuẩn bị.
• Thông báo chính thức từ lãnh đạo.
• Thực hiện tổng vệ sinh.
• Thực hiện sàng lọc (seiri).
• Thực hiện 3S (sàng lọc – sắp xếp – sạch sẽ) hàng ngày.
• Đánh giá định kỳ 5S.
• Tiến hành cải tiến công cụ quản lý 5S.

1.2 Khái niệm Kaizen

Kaizen là một từ tiếng Nhật (改善) có nghĩa là “sự cải tiến liên tục”. Đây là một phương pháp quản lý được phát triển ở Nhật Bản nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua những thay đổi nhỏ cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn.

Kaizen không chỉ hướng đến việc tối ưu hoạt động sản xuất, mà còn chú trọng đến mọi khía cạnh của doanh nghiệp như quản lý, nhân sự và văn hóa. Triết lý Kaizen là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả. Đồng thời giảm thiểu lãng phí, nâng cao cả năng suất và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Các bước thực hiện Kaizen:

• Chọn đề tài, xác định mục tiêu.
• Tìm hiểu tình hình thực tế.
• Loại trừ các bất thường.
• Phân tích nguyên nhân.
• Lập kế hoạch cải tiến.
• Thực hiện các hoạt động cải tiến.
• Kiểm tra kết quả, so sánh với yêu cầu.

2. Lợi ích 5S-Kaizen mang lại

Việc áp dụng Kaizen-5S vào doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích phải kể đến như:

• Làm cho môi trường làm việc được ngăn nắp, sạch sẽ.
• Các hoạt động nơi làm việc được an toàn, dễ dàng hơn.
• Tăng tính sáng tạo, sáng kiện và hiệu suất từ người lao động.
• Xây dựng được văn hóa văn minh trong doanh nghiệp.
• Giúp người lao động đi làm luôn được thoải mái, dễ chịu.
• Mọi người trở nên kỷ luật hơn.
• Mọi người đều thấy rõ ngay kết quả.
• Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho doanh nghiệp.

3. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Thuật ngữ 5S thường hay thấy xuất hiện chung với Kaizen. Vậy giữa 5S và Kaizen có mối quan hệ gì với nhau?

5S được coi là một thành phần của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn. Trong khi Kaizen đại diện cho một phương pháp tiếp cận để thực hiện cải tiến, thì 5S đóng vai trò là tạo cơ sở cho việc triển khai các cải tiến đó.

• 5S – là một phần của hệ thống Kaizen, góp phần xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng để thực hiện quá trình cải tiến liên tục và sản xuất tinh gọn.
• Kaizen – một hệ thống cải tiến môi trường hiệu quả, liên tục.

4. Yếu tố cần để thực hiện 5S-Kaizen thành công

Vậy làm sao để thực hiện thành công Kaizen-5S là gì? Cùng PMS tìm hiểu các yếu tố cần lưu ý sau đây:

• Cần sự cam kết, hỗ trợ từ người lãnh đạo: Để thành công trong việc triển khai 5S Kaizen, yếu tố quan trọng đầu tiên là sự cam kết, hỗ trợ và ủng hộ từ người lãnh đạo. Người lãnh đạo phải có khả năng khai thác tối đa tiềm năng của các thành viên trong đội nhóm của họ.
• Thực hiện bằng đào tạo, huấn luyện: Trước khi triển khai 5S Kaizen, cần đào tạo giúp nâng cao nhận thức, giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng và sẵn sàng tự nguyện thực hiện, thay vì áp dụng các biện pháp ép buộc đối với đội ngũ nhân viên.
• Thúc đẩy truyền thông nội bộ: Sử dụng các công cụ trong việc truyền thông nội bộ là điều quan trọng. Bằng cách áp dụng những phương tiện này, nhân viên sẽ có khả năng tiếp thu thông tin về quá trình thực hiện 5S-Kaizen một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.Gợi ý một số công cụ như HappyTime, ACheckin, Base Checkin,..
• Cải thiện và nâng cao 5S-Kaizen: Liên tục thực hiện và cải tiến 5S Kaizen thường xuyên để thúc đẩy quá trình cải tiến một cách mạnh mẽ hơn, đảm bảo sự liên tục và không ngừng nâng cao.

5. Những thách thức khi áp dụng phương pháp Kaizen-5S

Trong quá trình thực hiện 5S-Kaizen thì cũng không ít những khó khăn phải gặp, cụ thể:

• Cần sự cam kết đồng lòng, đảm bảo mọi thành viên nhận thức rõ về hệ thống mới và nhận thức rõ vai trò của họ trong sự thành công của hệ thống.
• Cần sự hiểu biết để tối đa hóa hiệu quả và năng suất.
• Đòi hỏi việc cung cấp đào tạo toàn diện cùng với nguồn nhân lực để nhân viên có cơ hội hoàn thiện kỹ năng và học hỏi các công cụ cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống này.

Trên đây là tổng hợp tất cả những thông tin về 5S-Kaizen mà PMS đã tổng hợp lại. Mong rằng những kiến thức này sẽ giúp cho doanh nghiệp cải tiến môi trường làm việc, dễ dàng quản lý và tăng năng suất nơi làm việc cho người lao động. Chính vì thế tại PMS cho tro triển khai chương trình Tư vấn 5s-Kaizen hiểu đúng, làm đúng cho quý doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu, liên hệ với chúng tôi qua:

• Trụ sở chính: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi, 102 Nguyễn Xí, P26, Quận Bình Thạnh, TPHCM
• Chi nhánh Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0965 845 468 – 028 7300 6069
• Email: info@pms.edu.vn