7 nguyên tắc quản lý chất lượng là một bộ các nguyên tắc được ISO 9001:2015 đề xuất để hướng dẫn các tổ chức trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Các nguyên tắc này được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, dịch vụ, giáo dục, y tế,… Vậy chi tiết 7 nguyên tắc này là gì và cách áp dụng cho doanh nghiệp? Cùng PMS tìm hiểu ngay dưới đây nhé!
Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Nguyên tắc đầu tiên được xem là nguyên tắc quan trọng nhưng lại dễ sai nhất. Lý do hiện nay nhiều doanh nghiệp chưa biết chăm sóc khách hàng của mình tốt nhất. Nhiệm vụ chăm sóc khách hàng bao gồm nhiều hoạt động từ việc hiểu rõ và đáp ứng đúng các mong muốn của khách hàng cho đến việc thỏa mãn nhu cầu của họ.
Bởi khách hàng là nguồn doanh thu chính để doanh nghiệp có thể duy trì và hoạt động. Ở thời điểm hiện nay, tình hình thị trường ngày càng cạnh tranh, việc giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới là vấn đề và thách thức lớn đối với các doanh nghiệp. Để hiểu rõ và hướng tới khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp cần:
- Nắm được nhu cầu và mong muốn của khách hàng hiện tại và tương lai.
- Điều chỉnh mục tiêu của doanh nghiệp sao cho phù hợp với mong muốn và nhu cầu của khách hàng.
- Thực hiện cuộc khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
- Tập trung vào việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng.
Lợi ích của nguyên tắc 1:
- Tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng.
- Tăng mức độ gắn bó của khách hàng.
- Tăng khả năng sử dụng lại dịch vụ của khách hàng.
Xem ngay: Quản lý chất lượng là gì? Tại sao doanh nghiệp cần phải có?
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Người lãnh đạo mang trọng trách quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Do đó, với vai trò của người lãnh đạo lãnh đạo, cần phải đưa ra có sự thống nhất giữa mục tiêu và hoạt động, định hướng, chiến lược và có tầm nhìn xa mang lại những giá trị cho doanh nghiệp. Để hoàn thành tốt vai trò của mình, người lãnh đạo cần:
- Truyền tải thông điệp về tầm nhìn và sứ mệnh cùng những quy trình làm việc tới toàn bộ đội ngũ nhân viên.
- Tuân thủ các nguyên tắc và quy định trong quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo sự tuân thủ đúng pháp luật và đạo đức kinh doanh.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp công bằng và văn minh, nơi mà nhân viên được khuyến khích tự do thể hiện và phát triển tối đa tiềm năng bản thân.
- Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp và cống hiến của đội ngũ nhân viên.
- Chọn lựa quản lý và trưởng bộ phận dựa trên đạo đức, chuyên môn và trách nhiệm với công việc.
Lợi ích của nguyên tắc 2:
- Phân chia và sắp xếp nhân sự phù hợp cho các quá trình.
- Thúc đẩy quá trình trao đổi thông tin giữa các cấp.
- Tăng cường hiệu quả và hiệu suất trong việc đạt được mục tiêu chất lượng do có người định hướng và giám sát.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Trong doanh nghiệp, mỗi nhân viên đóng vai trò quan trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Khi thiếu mất một cá nhân, hệ thống sẽ bị ảnh hưởng và có thể gặp khó khăn, thậm chí không hoạt động được. Do đó, sự tham gia của tất cả mọi người, bao gồm cả lãnh đạo và tất cả đội ngũ nhân viên từ cấp cao đến thấp. Để nguyên tắc này hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần:
- Nêu vai trò và trách nhiệm riêng biệt của từng nhân viên đối với nhiệm vụ của họ.
- Tạo điều kiện để tất cả nhân viên có thể phát huy tối đa năng lực của họ.
- Thúc đẩy tinh thần đoàn kết và khả năng làm việc nhóm hiệu quả.
- Đảm bảo mọi nhân viên tham gia đóng góp vào công việc.
- Ghi nhận và khen thưởng những cá nhân và bộ phận có đóng góp quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp.
- Thiết lập chính sách phù hợp với mong muốn và yêu cầu chính đáng của nhân viên.
Lợi ích của nguyên tắc 3:
- Khuyến khích mọi người tham gia, đóng góp ý kiến và thực hiện cải tiến cho hệ thống.
- Nâng cao sự thỏa mãn của mọi người.
- Xây dựng niềm tin và tinh thần hợp tác của mọi người.
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Mọi doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động kinh doanh sản xuất theo những quá trình nhất định. Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần phải thiết lập kế hoạch kiểm soát và đánh giá các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng QMS từ những khâu nhỏ nhất. Việc tuân theo nguyên tắc này đảm bảo rằng mỗi quá trình sẽ đạt được kết quả so với mục tiêu ban đầu, đồng thời xem xét cũng như đánh giá lại nguồn nhân lực và kinh phí. Để tiếp cận, doanh nghiệp cần:
- Xác định mục tiêu của QMS.
- Lập kế hoạch thực hiện các quá trình QMS.
- Thực hiện việc đánh giá các quy trình để xác định phương án kiểm soát phù hợp.
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra để có những biện pháp khắc phục thích hợp.
- Điều phối nguồn lực hợp lý để đảm bảo quy trình hoạt động đúng và đạt được kết quả như mong đợi.
- Đảm bảo các thông tin trong quá trình kiểm soát, đánh giá và cải tiến quy trình.
Lợi ích của nguyên tắc 4:
- Tiếp cận một vấn đề một cách logic và khoa học.
- Cung cấp nguồn dữ liệu để xác định nguyên nhân của một vấn đề dựa trên thông tin đầu vào.
- Cung cấp nguồn dữ liệu để đánh giá hiệu quả của mục tiêu thông qua việc đặt ra các kết quả đầu ra.
Xem thêm: 7 công cụ quản lý chất lượng trong sản xuất
Nguyên tắc 5: Cải tiến
Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của khách hàng cũng liên tục biến đổi. Điều này tạo ra áp lực cho doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến để đáp ứng những thay đổi này. Cải tiến chính là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp để thúc đẩy sự phát triển bền vững và lâu dài. Doanh nghiệp có thể cải tiến về cách thức quản lý, hoạt động kinh doanh, công nghệ, trang thiết bị và nguồn nhân lực… Để thực hiện cải tiến một cách tốt nhất, doanh nghiệp cần:
- Xây dựng kế hoạch cải tiến chi tiết cho từng quá trình và bộ phận.
- Đảm bảo việc cải tiến được thiết lập dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng và đối tác.
- Tổ chức định kì các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ nhân viên, đồng thời khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên trong công việc.
- Lưu trữ tài liệu cải tiến để làm cơ sở cho các cải tiến tiếp theo.
- Ghi nhận những cải tiến mang lại hiệu quả và khắc phục những cải tiến không đạt yêu cầu.
Lợi ích của nguyên tắc 5:
- Nâng cao hiệu suất, khả năng tổ chức và sự hài lòng của khách hàng.
- Nâng cao khả năng dự đoán và ứng phó với các rủi ro trong tương lai.
- Nâng cao động lực để đổi mới.
- Cải thiện việc sử dụng học tập để cải thiện.
- Tăng cường xem xét cải tiến và đột phá.
Tham khảo thêm:
- QA là gì? Mô tả công việc và mức lương QA
- QC là gì? Công việc và kỹ năng của nhân viên quản lý chất lượng
- Nhân viên ISO cần làm những gì?
Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng
Khi đưa ra bất kỳ quyết định nào, cần phải dựa vào các phân tích, đánh giá và bằng chứng cụ thể, không thể dựa vào suy diễn và cảm tính cá nhân. Bằng chứng ở đây có thể là hồ sơ, tài liệu hay sự kiện nào đó được ghi lại qua hình ảnh, video… có tính xác thực. Sau khi dựa vào những bằng chứng này, để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần đưa ra các quyết định chính xác trong hướng đi của mình. Để có những bằng chứng cụ thể, doanh nghiệp cần:
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá và ghi chép lại tất cả các quá trình sản xuất kinh doanh qua nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
- Xây dựng hệ thống tài liệu đầy đủ, chính xác và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
- Hình thành thói quen đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng, số liệu cụ thể cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp từ lãnh đạo đến đội ngũ nhân viên.
Lợi ích của nguyên tắc 6:
- Cải thiện quy trình ra quyết định.
- Cải thiện hiệu quả hoạt động.
- Tăng khả năng chứng minh sự hiệu quả của các quyết định.
- Cải thiện việc đánh giá hiệu lực và hiệu quả của đối tượng đánh giá.
Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ
Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt, ngoài việc tập trung vào quá trình sản xuất thì cần phải duy trì và xây dựng các mối quan hệ cả nội bộ và bên ngoài. Trong mối quan hệ nội bộ, doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác giữa các bộ phận và đội nhóm để hướng tới mục tiêu chung là xây dựng sự phát triển doanh nghiệp. Đối với mối quan hệ bên ngoài như khách hàng, đối tác, đối thủ và tổ chức nhà nước, doanh nghiệp cần:
- Thường xuyên nắm bắt nhu cầu của khách hàng để đáp ứng những nhu cầu đó và chăm sóc tận tình,
- Với các cơ quan truyền thông, báo chí và tổ chức nhà nước phải tôn trọng và khéo léo, tuân theo pháp luật và thực hiện các nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước.
- Với đối tác cần xây dựng và duy trì dựa trên tinh thần tự nguyện, tăng cường trao đổi thông tin và tài liệu cho phép vì lợi ích chung.
- Cạnh tranh công bằng và tôn trọng trong quan hệ với đối thủ, đảm bảo đạo đức kinh doanh.
Lợi ích của nguyên tắc 7:
- Hài hòa lợi ích giữa các bên hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.
- Bảo đảm chuỗi cung ứng duy trì sự ổn định trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
7 nguyên tắc quản lý chất lượng là kim chỉ nam, giá trị cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Trong đó, nguyên tắc 1 được thể hiện rõ trong các điều khoản 4 và 9.1; nguyên tắc 2 tương đương với điều khoản 5 và 9.3; còn nguyên tắc 3 thể hiện qua điều khoản 6.2, 7 và 8… Ghi nhớ về 7 nguyên tắc này giúp tiếp cận tiêu chuẩn một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra còn thắc mắc nào về, quý doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Tham khảo thêm: ISO 9000 là gì? Lợi ích và nội dung của tiêu chuẩn ISO 9000
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Trụ sở chính: Tầng 9, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
- CN Bình Dương: Đại học Quốc Tế Miền Đông, Đường Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Hòa Phú, Thành phố mới Bình Dương, Tỉnh Bình Dương
- Điện thoại: 0965 845 468 – 028 7300 6069
- Email: info@pms.edu.vn
- Website: https://tuvan.pms.edu.vn/
Bài viết liên quan: