Ma trận 9 ô (9 Box Grid) – Mô hình phân tích và quản trị nhân tài

Sự phát triển của thị trường kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh và chất lượng. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự chưa bao giờ dễ dàng đối với Ban Lãnh đạo. Cùng PMS khám phá mô hình ma trận 9 Box Grid  – giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp trong việc quản trị nhân sự hiệu quả.

Ma trận 9 Box Grid là gì?

Ma trận 9 Box Grid là công cụ được sử dụng để đánh giá và phát triển hiệu suất công việc của nhân sự trong doanh nghiệp. Ma trận được chia thành 9 nhóm khác nhau, đại diện cho 9 đối tượng nhân viên. Mô hình cung cấp góc nhìn toàn diện về tiềm năng phát triển và hiệu suất công việc đạt được của nhân viên. Từ đó hoạch định ra các kế hoạch đào tạo nhân tài và xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng.

Ma trận 9 Box Grid hay còn được gọi là lưới 9 ô, ma trận 9 ô hoặc phương pháp 9 ô. Mô hình này được McKinsey & Company giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1970. Cho đến ngày nay, ma trận 9 ô vẫn được các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

Ý nghĩa 9 ô trong ma trận 9 Box Grid 

Ma trận 9 Box Grid được chia thành 9 ô, mỗi ô biểu thị cho một nhóm nhân viên khác nhau. Cùng PMS khám phá ý nghĩa của mỗi ô và cách đọc hiểu biểu đồ ma trận.

Cấu trúc của ma trận 9 ô

• Trục hoành: Biểu thị hiệu suất làm việc (thấp, trung bình, cao)
• Trục tung: Biểu thị tiềm năng phát triển (thấp, trung bình, cao)

Mô hình 9 ô được sắp xếp theo mô hình dưới đây.

Ý nghĩa 9 ô trong ma trận và kế hoạch với từng nhóm

Theo ma trận 9 ô Box Grid, mỗi nhóm sẽ thể hiện một ý nghĩa riêng biệt. Dựa theo đó, Ban Lãnh đạo có thể đề xuất kế hoạch với từng nhóm để đưa doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ.

Nhóm 1 – Ngôi sao vượt trội: Là những nhân viên có cả hiệu suất làm việc và tiềm năng cao, luôn giải quyết các vấn đề khó khăn. Họ là những nhân viên chủ chốt, có tầm ảnh hưởng trong tổ chức. Đối với nhóm ngôi sao này, doanh nghiệp cần có kế hoạch bồi dưỡng chuyên sâu, biết cách ủy thác hiệu quả để họ có thể trở thành một nhà lãnh đạo trong tương lai.

Nhóm 2 – Cần cải thiện hiệu suất: Đối với nhóm này, họ đã có sẵn tiềm lực của riêng mình, nhưng được chưa được khai thác triệt để. Doanh nghiệp có thể từng bước giao các nhiệm vụ khó hơn theo cấp bậc. Đồng thời, tạo điều kiện để họ học hỏi, phát triển và thăng tiến đến vị trí ngôi sao vượt trội.

Nhóm 3 – Đóng góp hiệu quả: Đây là nhóm có nhiều đóng góp hiệu quả cho hoạt động của doanh nghiệp. Vị trí hiện tại có nhiều cơ hội để họ phát huy năng lực và đạt được nhiều thành công hơn. Tuy nhiên họ cần trang bị thêm tư duy chiến lược, kỹ năng lãnh đạo để thuận lợi hơn trong việc phát triển.

Nhóm 4 – Nhân sự chuyên môn: Đây là các nhân sự đã trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Nhưng họ đã đến giới hạn của sự phát triển nên sẽ không đủ nội lực để tiến đến các cấp bậc cao hơn. Với nhóm này, doanh nghiệp cần ghi nhận thành quả họ đạt được và khen thưởng xứng đáng. Ngoài ra có thể hướng nhóm 4 trở thành đội ngũ đào tạo giảng viên nội bộ để phát huy năng lực hiện có.

Nhóm 5 – Cần được rèn luyện và thúc đẩy: Đây là nhóm cần đẩy mạnh các hoạt động đào tạo, huấn luyện để nâng cao hiệu suất làm việc. Họ đã có sẵn nguồn lực phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp chỉ cần khai thác, hướng dẫn họ đi đúng hướng. Với nhóm này, có thể giao cho họ thử thách đẩy mạnh tinh thần phấn đấu. Từ đó phát triển để tiến đến nhóm nhân sự ngôi sao.

Nhóm 6 – Nhân sự cốt lõi: Là nhóm nhân sự chủ chốt và có số lượng đông nhất trong mỗi doanh nghiệp. Họ là những người đã thành thạo công việc, đảm nhận tốt vai trò của mình, có tính cầu tiến và học hỏi. Nhóm nhân sự này cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên để định hướng đúng đắn đường lối phát triển dành cho họ.

Nhóm 7 – Cần được bồi dưỡng hoặc đào thải khi cần: Nhóm nhân viên này cần được quan tâm hơn trong việc đào tạo để họ có thể trau dồi năng lực của mình. Đây là cũng là nhóm nằm trong diện nguy hiểm vì doanh nghiệp có thể đào thải khi gặp khó khăn trong kinh doanh. Thế nên, chính họ cần biết cách phát triển bản thân để hạn chế tình trạng này.

Nhóm 8 – Cần cải thiện hoặc đào thải: Đây cũng là một nhóm nằm trong diện nguy hiểm vì doanh nghiệp có thể sa thải họ bất cứ lúc nào. Ở nhóm này không mang lại cho doanh nghiệp quá nhiều lợi ích, cũng như khả năng phát triển họ chỉ ở mức trung bình. Doanh nghiệp cần cân nhắc nên bồi dưỡng hay đào thải họ để tránh lãng phí nguồn tài nguyên.

Nhóm 9 – Nguy cơ đào thải: Nhóm này có tỷ lệ đào thải rất cao. Vì họ không mang lại cho tổ chức bất kỳ giá trị hữu ích nào. Đa số doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án thay thế nhân sự thay vì giữ lại để tối ưu năng suất, nguồn tài chính và thời gian đào tạo.

5 bước xây dựng ma trận 9 Box Grid hiệu quả

Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá

Hiệu suất làm việc (trục hoành): Xác định các tiêu chí dùng để đánh giá hiệu quả dựa trên nhiệm vụ, vai trò của từng vị trí. Các số liệu thường thấy như: doanh số bán hàng, mức độ hoàn thành mục tiêu, chỉ số KPI đạt được, kết quả thu về,…

Tiềm năng phát triển (trục tung): Xác định các tiêu chí để đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên. Dựa trên các yếu tố như: kỹ năng làm việc nhóm, năng lực học hỏi, thái độ cầu thị, biết lắng nghe,…

Bước 2: Thu thập dữ liệu

Thu thập các dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá dựa trên các tiêu chí đã hoạch định ban đầu. Dữ liệu thu thập cần được tính chính xác, khách quan và đầy đủ.

Bước 3: Vẽ ma trận 9 Box Grid

Vẽ một bảng biểu gồm 3 hàng và 3 cột, tạo thành 9 ô. Ở trục ngang, ghi nhận mức độ hiệu suất công việc từ thấp đến cao. Ở trục dọc, ghi nhận mức độ tiềm năng phát triển từ thấp đến cao. Mỗi ô trong ma trận 9 ô sẽ đại diện cho một nhóm nhân viên có hiệu suất làm việc và tiềm năng phát triển tương ứng.

Bước 4: Phân loại nhân viên vào nhóm phù hợp

Xếp loại từng nhân viên vào một trong 9 ô của ma trận 9 Box Grid phù hợp dựa trên các số liệu đã thu thập được.

Bước 5: Phân tích và đưa ra chiến lược

Sau khi đã xếp loại, doanh nghiệp đã xác định được vị trí hiện tại của từng nhân viên và tiềm năng phát triển của họ trong tương lai. Dựa trên báo cáo này, hãy xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho từng nhóm nhân viên.

Ưu điểm và hạn chế của phương pháp 9 ô

Là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, nhưng ma trận 9 Box Grid cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố trước khi áp dụng vào thực tế.

Ưu điểm

• Biểu thị đơn giản và trực quan: Với mô hình 9 ô được thể hiện theo trục hoành và trục tung, nhà quản lý dễ dàng nắm được các yếu tố có trong ma trận. Phương pháp ma trận 9 ô dễ hiểu và dễ sử dụng trong tổ chức. Lưới 9 ô cung cấp cái nhìn toàn diện và tổng quan về lực lượng lao động hiện tại.

• Lập kế hoạch nhân sự hiệu quả: Sử dụng ma trận 9 ô để lập kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp xác định được đâu là những cá nhân cần tập trung phát triển. Đồng thời, đánh giá được những nhân tố sẽ làm ảnh hưởng hoạt động của công ty và có phương án đào thải hoặc luân chuyển hợp lý.

• Xây dựng kế hoạch phát triển nhân tài: Khi đã xác định được đội ngũ nhân tài – những Ngôi sao vượt trội hoặc nhân sự cần bồi dưỡng, cải thiện, doanh nghiệp sẽ dễ dàng trong việc thiết lập kế hoạch đào tạo. Các ngôi sao là những thành viên chủ chốt, có tiềm năng rất lớn để trở thành người kế nhiệm vị trí cao trong tương lai. Thế nên cần chuẩn bị cho họ kế hoạch thăng tiến hợp lý. Họ sẽ là những nhân sự xây dựng tương lai tươi sáng cho doanh nghiệp.

Hạn chế

• Xu hướng đánh giá chủ quan: Với cách đánh giá không dựa trên số liệu hay công thức nào thì phương pháp ma trận 9 ô này được nhận xét là khá chủ quan. Tiêu chỉ và kết quả đánh giá có thể bị ảnh hưởng bởi cảm tính của người đánh giá. Điều này dẫn đến quá trình xây dựng kế hoạch quản trị nhân sự trở nên thiếu tính chính xác.

• Không phản ánh đầy đủ: Lưới 9 ô chỉ đánh giá nhân sự dựa trên 2 yếu tố là hiệu suất công việc và tiềm năng phát triển. Mà lại bỏ qua các yếu tố quan trọng khác như thái độ, kiến thức, trình độ chuyên môn, kỹ năng,.. Công cụ quản lý này chỉ có thể phản ánh một phần các yếu tố tạo nên một nhân viên. Thế nên, ma trận 9 ô Box Grid không phải phương pháp đánh giá nhân sự quá toàn diện.

• Tốn thời gian và công sức: Việc phân tích hiệu suất và tiềm năng của từng nhân sự sẽ rất mất thời gian, công sức. Ngoài ra thu thập từng dữ liệu, đánh giá nhưng lại không có nền tảng đối chiếu sẽ khiến việc quản lý trở nên kém hiệu quả.

Để triển khai ma trận 9 Box Grid cần kết hợp với hệ thống đánh giá năng lực, giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về đội ngũ nhân sự. Học Viện Tư Vấn và Đào Tạo PMS đã nghiên cứu, thiết kế và triển khai bộ chương trình tư vấn về quản trị nhân sự phù hợp với tình hình thị trường hiện nay. Chúng tôi sẽ mang đến cho doanh nghiệp sự quản trị linh hoạt, tinh gọn và thể hiện được chiến lược của tổ chức.

Ví dụ thực tế về mô hình 9 ô

Google: Tập đoàn công nghệ đa quốc gia, có nguồn gốc từ Mỹ. Chuyên cung cấp các dịch vụ và sản phẩm về internet, quảng cáo trực tuyến, điện toán đám mây,… Là tập đoàn hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ số.

Google đã triển khai phương pháp 9 ô này từ những năm 2000 và vẫn được áp dụng cho đến ngày nay. Học đã sử dụng ma trận 9 Box Grid này để xác định và phát triển những nhân viên có tiềm năng và năng lực làm việc cao. Doanh nghiệp cũng dùng phương pháp này để đưa ra quyết định cho việc thành lập kế hoạch người kế nhiệm. Nhờ ứng dụng tốt ma trận 9 ô, Google ngày nay đã trở thành “ông lớn” dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ và là tập đoàn đa quốc gia hàng đầu.

Unilever: Tập đoàn đa quốc gia lâu đời nhất cho đến hiện nay. Chuyên sản xuất các mặt hàng tiêu dùng như: kem đánh răng, dầu gội, dầu xả, bột giặt, nước xả vải,… Là một trong những tập đoàn sở hữu nhiều công ty sản xuất có quy mô lớn trên toàn thế giới.

Tương tự như Google, Unilever đã triển khai 9 Box Grid vào những năm 2000 để cải thiện quy trình quản lý nhân tài. Họ đã sử dụng công cụ này để xác định và phát triển những nhân sự giỏi, có năng lực phát triển vượt trội. Từ đó, đầu tư vào hoạt động bồi dưỡng để có được đội ngũ nhân lực dồi dào và chất lượng. Ngày nay, phương pháp 9 ô Box Grid này vẫn được ứng dụng khi ra các quyết định thành lập người kế nhiệm.

Trên đây những thông tin cần thiết về ma trận 9 Box Grid, Học Viện PMS hy vọng đã cung cấp đầy đủ những yếu tố cần thiết để bạn và doanh nghiệp có thể áp dụng vào hoạt động quản trị nhân sự.