Bạn có biết rằng có một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ có thể giúp bạn xác định và ưu tiên các vấn đề quan trọng trong công việc và cuộc sống? Đó chính là Biểu đồ Pareto. Trong bài viết này,sẽ giúp bạn hiểu rõ về định nghĩa, tầm quan trọng cũng như cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel một cách hiệu quả.
1. Pareto Chart là gì?
Biểu đồ Pareto (Pareto Chart) là một biểu đồ hình cột có thứ tự theo mức độ quan trọng, trong đó các cột đại diện cho các yếu tố hoặc nguyên nhân được xếp theo giá trị giảm dần hoặc tăng dần.


Biểu đồ này được sử dụng để tạo ra cái nhìn tổng quan về sự tập trung của các yếu tố hoặc nguyên nhân quan trọng nhất trong một tập hợp dữ liệu hoặc quá trình. Biểu đồ Pareto giúp xác định các vấn đề chính để tập trung giải quyết và cải thiện hiệu suất hoặc chất lượng.
2.Tầm quan trọng của việc sử dụng biểu đồ Pareto
2.1 Đối với doanh nghiệp
Biểu đồ Pareto giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề hoặc yếu điểm quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của họ. Điều này giúp họ tập trung tài nguyên và nỗ lực vào những lĩnh vực quan trọng để cải thiện hiệu suất và chất lượng.
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng biểu đồ Pareto trong quản lý chất lượng để tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm thiểu lỗi sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp họ tiết kiệm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
2.2 Đối với lãnh đạo
Biểu đồ Pareto giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình và ưu tiên các vấn đề cần giải quyết. Điều này giúp họ đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thống kê và tập trung vào mục tiêu quan trọng.
Biểu đồ cũng được sử dụng để đo lường sự tiến bộ trong việc giải quyết vấn đề hoặc cải thiện quy trình. Điều này giúp họ đảm bảo rằng các biện pháp đã thực hiện đang mang lại kết quả.
2.3 Đối với nhân viên
Nhân viên có thể sử dụng biểu đồ Pareto để hiểu rõ về mức độ quan trọng của từng yếu tố trong công việc của họ. Điều này giúp họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để đạt được hiệu suất tốt hơn.
Nhân viên có thể tham gia vào quá trình cải thiện bằng cách đưa ra đề xuất dựa trên việc xem xét biểu đồ Pareto. Họ có thể góp ý để giải quyết các vấn đề được ưu tiên.
Tìm hiểu: Phiếu kiểm tra chất lượng là gì? Phân loại và cách sử dụng Check Sheets
3. Hướng dẫn cách vẽ và phân tích biểu đồ Pareto hiệu quả
3.1 Cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel
Để có thể vẽ biểu đồ Pareto một cách hiệu quả và chính xác, đòi hỏi tính cẩn thận và dữ liệu chính xác. Bạn có thể tham khảo về cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel dưới đây một cách chi tiết:
Bước 1: Thu thập dữ liệu về các yếu tố, nguyên nhân hoặc vấn đề bạn muốn phân tích. Đảm bảo rằng dữ liệu là đầy đủ và chính xác.


Bước 2: Sắp xếp các yếu tố theo thứ tự quan trọng, thường là theo giá trị giảm dần hoặc tăng dần. Điều này giúp xác định những yếu tố quan trọng nhất.


Bước 3: Tính tổng giá trị tích lũy của các yếu tố bạn đã sắp xếp để biết tổng cộng là bao nhiêu. Công thức tính như sau:
Giá trị tích lũy vấn đề X = Giá trị vấn đề X-1 + Vấn đề X
Ví dụ:
Giá trị tích lũy vấn đề 2 = Vấn đề 2 = 2607
Giá trị tích lũy vấn đề 1 = Giá trị tích lũy vấn đề 2 + Vấn đề 1 = 2607 + 1003 = 3610
Tương tự: Giá trị tích lũy vấn đề 4 = Giá trị tích lũy vấn đề 1 + Vấn đề 4 = 3610 + 786 = 4396.
Áp dụng và tính lần lượt ra các kết quả như hình dưới đây:


Bước 4: Tính phần trăm tích lũy của từng yếu tố, vấn đề:
Công thức tính như sau:
% Vấn đề 1 = (Tích lũy 1 / Tổng số tích lũy) x 100%
Ví dụ: % Vấn đề 1 = (3610 / 4802) x 100% = 75%
Khi tính toán phần trăm của từng vấn đề, kết quả sẽ như sau:


Bước 5: Vẽ biểu đồ Pareto
Để tạo biểu đồ Pareto, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Chọn các cột dữ liệu cần hiển thị trên biểu đồ, bao gồm “Vấn đề,” “Số lần,” và “%Tích lũy.”
- Chọn tab “Insert” (chèn) trên thanh công cụ của ứng dụng của bạn.
- Chọn “Charts” (đồ thị) từ menu xuất hiện.
- Chọn loại biểu đồ “Stacked column” (Dạng đồ thị cột xếp chồng 2D) trong danh sách các loại biểu đồ có sẵn.


Xuất hiện biểu đồ như hình dưới.


Bước tiếp theo là chuyển cột tích lũy thành biểu đồ tuyến tính. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào biểu đồ, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Change Chart Type”. Tiếp theo, chọn mục “combo” và thay đổi cột tích lũy thành biểu đồ dạng đường (Line).
Biểu đồ sẽ có giao diện như sau:


Sau đó, bạn có thể tách thang tỉ lệ của phần “%Tích lũy” sang trục bên phải bằng cách:
- Click vào đồ thị dạng đường (Line) của “%Tích lũy.”
- Nhấp chuột phải chọn “Format Data Series”.
- Chọn “Secondary Axis” trong các tùy chọn hiển thị.
Chúng ta sẽ có một biểu đồ như sau:


Điều chỉnh giá trị của hai cột đồ thị. Trên trục bên trái, đặt giá trị Max là tổng số lần xuất hiện của các vấn đề và giá trị Min là 0. Còn trên trục bên phải, đặt giá trị Max là 100% và giá trị Min là 0%. Để thực hiện điều này, bạn chỉ cần chọn trục cần điều chỉnh, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Format Axis”.


Kéo một đầu của đồ thị tuyến tính về 0 bằng cách thêm một hàng dữ liệu có giá trị 0% vào bảng. Sau đó, bạn chỉ cần chọn đồ thị, nhấp chuột phải và chọn “Select Data”. Tiếp theo, chọn mục “%Tích lũy,” nhấn “Edit” và chọn lại dải dữ liệu.


Để làm biểu đồ Pareto dễ hiểu và trực quan hơn, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Hiển thị số liệu trên biểu đồ bằng cách chọn “Add Data Label” sau khi nhấp chuột phải vào từng biểu đồ.
- Tăng độ rộng của cột bằng cách chọn “Format Data Series” và đặt “Gap Width” thành 0.
- Căn chỉnh đồ thị cột và đường cho tương quan bằng cách chọn “Secondary Horizontal” trong tab “Layout” và đặt vị trí trục và nhãn theo hướng tối ưu.
- Kết quả sẽ là một biểu đồ Pareto dễ đọc và thể hiện thông tin một cách rõ ràng.


3.2 Phân tích biểu đồ Pareto
Khi phân tích biểu đồ Pareto với quy tắc 80/20 (20% gây ra 80% hậu quả), bạn thực hiện hai bước sau:
- Vẽ một đường thẳng từ trục phần trăm bên phải, bắt đầu từ 80% và kết thúc tại đường biểu đồ.
- Từ điểm tiếp xúc của đường thẳng và biểu đồ, vẽ một đường thẳng vuông góc với trục hoành.
Kết quả là một biểu đồ Pareto sẽ hiển thị quy tắc 80/20 một cách dễ hiểu.


4. Một số lưu ý quan trọng khi vẽ biểu đồ Pareto
Khi vẽ biểu đồ Pareto, có một số lưu ý quan trọng cần xem xét để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của biểu đồ. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
- Xác định mục tiêu: Hãy xác định rõ mục tiêu hoặc vấn đề cụ thể. Điều này giúp tập trung vào dữ liệu cần thiết và tránh lãng phí thời gian.
- Thu thập dữ liệu đầy đủ và chính xác: Đảm bảo rằng dữ liệu bạn sử dụng để vẽ biểu đồ Pareto là đầy đủ và chính xác. Lỗi hoặc thiếu sót trong dữ liệu có thể dẫn đến kết quả sai lệch.
- Chú thích và nhãn rõ ràng: Biểu đồ Pareto cần được chú thích và nhãn dán rõ ràng. Cung cấp tên của các yếu tố hoặc nguyên nhân và giá trị tương ứng để khi đọc có thể dễ dàng hiểu biểu đồ.
- Liên tục theo dõi và cải thiện: Liên tục theo dõi và cải thiện biểu đồ Pareto để đảm bảo rằng các số liệu, biện pháp đã được thực hiện đang được thực hiện đúng và mang lại kết quả như mong muốn.
Biểu đồ Pareto không chỉ là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng mà còn là một phương pháp quản lý hiệu quả. Việc áp dụng nó có thể giúp bạn tối ưu hóa công việc, tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất và đạt được hiệu suất cao hơn. Hy vọng rằng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Biểu đồ Pareto và sẽ áp dụng nó vào cuộc sống và công việc của mình. Và đừng quên theo dõi Học Viện Tư Vấn Doanh Nghiệp PMS để nhận nhiều thông tin hữu ích và mới nhất.
Tìm hiểu các biểu đồ có liên quan khác:
Tài liệu tham khảo: https://viindoo.com/vi/blog/quan-tri-doanh-nghiep-3/bieu-do-pareto-la-gi-603
Bài viết liên quan: